Final meeting of captain and cruise leader
At the end of every journey with RV Polarstern captain and cruise leader will have a final meeting which is documented in writing. The cruise leader invites for the meeting. Copies are directed to the ship operator, the AWI logistics and scientific coordinator of RV Polarstern. In the final meeting the progress of the journey will be discussed and issues that require actions on land will be noted down. The documentation of the final meeting enables expression of complaints and precludes other ways.
The meeting aims to retain or even improve the good relationship between crew and participants. Highlights of the journey can be addressed but also problems which could not be mastered and require solution on land. Suggestions for improvements may also be issued here.
Both sides can make their statements. The meeting is the last possibility for discussing critical points openly. We strongly encourage you to use it! Without this feedback we are not able to optimize processes etc.. Cruise leader as well as captain are sufficiently professional not to be offended by constructive criticism.
The meeting has to be recorded with a special form held by the captain. The protocol has to be signed from both sides with „taken note of“. Later criticism cannot be regarded.
AWI ship coordination and ship operator get a copy of the protocol due to the reporting obligations of the ship. Afterwards it will be evaluated internally. If necessary there will be a meeting of ship operator, ship coordination and cruise leadership for detailed discussion of the protocol and development of solutions.
RV Polarstern on its way to Cape Town (Photo: Thomas Steuer)
On the bridge deck of RV Polarstern (Photo
Abschlussgespräch Kapitän - Fahrtleiter
Am Ende einer Forschungsreise mit FS Polarstern findet zwischen dem Kapitän und dem Fahrtleiter ein Abschlussgespräch statt, welches schriftlich dokumentiert wird. Der Fahrtleiter lädt zu dem Gespräch ein. Kopien erhalten die Reederei, die AWI-Logistik und der Wissenschaftliche Koordinator. Im Abschlussgespräch wird der Verlauf der Reise kurz dargestellt und es werden Sachverhalte festgehalten, die Maßnahmen an Land erfordern. Die Dokumentation des Abschlussgesprächs bietet die Möglichkeit, Beschwerden nachhaltig zu äußern und schließt andere Wege aus.
Ziel des Gespräches ist es, dass gute Verhältnis zwischen Besatzung und Nutzern zu erhalten und wo möglich, zu verbessern. Dabei sollen besondere Highlights der Reise angesprochen werden, die gut gemeistert wurden, aber auch Probleme, die bordseitig nicht gelöst werden konnten und ggf. einer grundsätzlichen landseitigen Klärung bedürfen. Ebenso sollen Verbesserungsvorschläge gemacht werden.
Beide Seiten können dazu ihre Stellungnahme abgeben. Das Gespräch ist der letzte Zeitpunkt, um kritische Punkte offen anzusprechen. Dazu möchten wir an dieser Stelle ausdrücklich ermutigen. Ohne die offene Rückmeldung ist eine Optimierung der Abläufe und Verfahren nicht möglich. Sowohl Fahrtleitung als auch Kapitän sind professionell genug, fachliche Kritik nicht persönlich zu nehmen.
Das Gespräch ist zu protokollieren, der Kapitän hält ein entsprechendes Formular bereit. Das Protokoll wird von beiden als „zur Kenntnis genommen“ unterschrieben. Spätere Kritik gilt als nicht geäußert und kann landseitig nicht berücksichtigt werden.
AWI-Schiffskoordination und Reederei erhalten das Protokoll im Rahmen der Berichtspflicht des Schiffes. Danach findet eine interne Auswertung statt. Gegebenenfalls gibt es im Nachgang zur Expedition ein Gespräch zwischen Reederei, Schiffskoordination und Fahrtleitung, um Details des Protokolls genauer auszuführen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.
FS Polarstern auf dem Weg nach Kapstadt (Foto: Thomas Steuer)
Auf der Brücke von FS Polarstern (Foto: Martin Schiller)
