Abreise
Denken Sie daran, dass Sie Zollwaren (z.B. Alkohol, Zigaretten, Waren wie z.B. Geschenke oder Mitbringsel etc.) persönlich mit von Bord nehmen müssen. Eine spätere Abholung in Bremerhaven ist nicht möglich.
Alle Teilnehmer gehen am Tag des Einlaufens von Bord. Üblicherweise ist das Schiff gegen 08:00 Uhr im Hafen fest. Ausschiffen der Teilnehmer ist dann zwischen 09:00 und 11:00 Uhr. Der genaue Zeitraum wird vor Expeditionsbeginn mitgeteilt.
Deutschland
Die Abreise vom Schiff (Lloydwerft, Bremerhaven) organisieren Sie bitte selbst.
Für Familienangehörige gilt folgende Regelung bei Polarsternbesuchen:
Pro Fahrtteilnehmer können 2 Familienangehörige als Besucher angemeldet werden. Eine Abfrage erfolgt vor Reiseende durch den Fahrtleiter.
Kleinkinder, Personen mit eingeschränkter Mobilität und Tiere dürfen wegen der erhöhten Unfallgefahr an Bord leider nicht an Besuchen teilnehmen. Nicht angemeldete Besucher sowie private Kfz und Taxen dürfen nicht auf das Werftgelände. Der Transfer von Personen und Gepäck vom Werfttor zum Schiff und zurück erfolgt mit einem Shuttle-Bus.
Die Lloyd Werft befindet sich auf dem Freihafengelände. Bitte beachten Sie die Zollvorschriften beim Verlassen des Freihafens. Es ist mit Zollkontrollen zu rechnen.
Ausland
Planen Sie für die Ankunft des Schiffes im Hafen immer einige Verspätungszeit mit ein. Im Zweifelsfall ist eine Hotelübernachtung sinnvoller, als ein verpasster Rückflug.
Ausschiffen
Das Ausschiffen der Teilnehmer findet am Tag des Einlaufens in einem festgelegten Zeitraum statt, meist am frühen Vormittag. Die Teilnehmer werden rechtzeitig vom Fahrtleiter informiert.
Flug
Meistens wird in Absprache mit dem Fahrtleiter ein AWI-Gruppenflug organisiert. Teilnehmer deutscher Institute können auf eigene Rechnung am AWI-Gruppenflug nach Deutschland teilnehmen. Falls notwendig, werden die Abreise und ggf. Hotel für AWI-Gruppenflugreisende gesammelt durch die AWI-Logistik organisiert.
Wissenschaftliche Ausrüstung im Handgepäck kann zu ernsthaften Schwierigkeiten an Flughäfen führen und ist daher in Ihrem eigenen Interesse zu vermeiden.
Hotel
Ein Gruppenhotel wird in Absprache mit dem Fahrtleiter von der AWI-Logistik gebucht.
Hotelübernachtungen müssen von allen Fahrtteilnehmern vor Ort selbst bezahlt werden.
AWI Mitarbeiter rechnen später über die eigene Reisekostenabrechnung ab. Bei der Beantragung der Dienstreise kann ein Vorschuss beantragt werden.
Transfer Schiff - Gruppenhotel - Flughafen
Dieser Transfer wird zwischen Fahrtleiter, AWI-Logistik und Agentur abgestimmt und von der AWI-Logistik bezahlt. Alle Gruppenreisenden werden gemeinsam zum Gruppenhotel oder direkt zum Gruppenflug gebracht. Im letzten Fall kann ggf. ein Zwischenstopp in der Stadt eingeplant werden. Individuell ausgewählte Hotels werden nicht angefahren.
Expeditionsteilnehmer, die nicht am Gruppenflug teilnehmen, organisieren den Transfer bitte auf eigene Kosten selbst.
Transfer Schiff - Stadt - Schiff
Der Fahrtleiter kann für die Hafenliegezeit über die Agentur einen regelmäßig fahrenden Shuttlebus Schiff – Stadt und zurück auf AWI-Logistik Kosten organisieren (z.B. 08:00Uhr, 13:00Uhr, 18:00Uhr, 23:00Uhr).
Darüber hinaus organisiert auch der Kapitän einen Service für die Besatzung. Die Zeiten sind daher zwischen Kapitän und Fahrtleiter abzustimmen.
Individuelle Abreise
Sollten Sie im Ausland individuell weiter reisen, organisieren Sie bitte alles weitere auf eigene Kosten selbst. Gerne können Sie mit den Shuttlebussen mit zum Flughafen oder ggf. zum Gruppenhotel fahren. Individuelle Abholungen durch den Shuttleservice sind teuer und müssen selbst bezahlt werden.
Informationen für Fahrtleiter
Die Fahrer der Shuttlebusse sind sehr hilfsbereit und geschäftstüchtig. Auf einfachen Zuruf ist ein Transfer gebucht und wird dann später auch gegenüber dem AWI abgerechnet. Diese individuelle Kleinbusnutzung auf Kosten der AWI-Logistik ist nicht erwünscht. Weisen Sie alle Teilnehmer darauf hin, dass die Transfers mit dem Shuttle Bus, die über die oben beschriebenen Leistungen hinausgehen, eigenständig vor Ort selbst bezahlt werden müssen. Die Shuttlebusse sind recht teuer und die AWI-Logistik übernimmt nur die oben genannten Kosten. Darüber hinausgehende Transporte/“Taxifahrten“ müssen von allen Teilnehmern vor Ort selbst gezahlt werden. AWI Mitarbeiter können die Kosten ggf. über die Reisekostenabrechnung verrechnen. Grundsätzlich gilt das Bundesreisekostengesetz. Fragen Sie die Agentur nach einem kostengünstigen Taxiunternehmen.