Outward journay
Germany
Journey to the ship (Lloydwerft, Bremerhaven) has to be arranged by the participants themselves.
Embarkation will take place on the day of departure at a certain time. The cruise leader will inform participants about the schedule.
Following rules apply to family members visiting Polarstern:
Only 2 family members per participants may visit the ship. They have to be registered by AWI ship coordination before the expediton start.
Infants, persons with limited mobility and animals cannot visit the ship because of risk of accident.
Non-registered visitors, private vehicles and taxi are not allowed on the shipyard.
Transfer of people and luggage from the shipyard's entry to the ship is organized with a shuttle bus.
Abroad
Please make sure you arrive on time and consider allowance for delays should be generous.
In case of doubt staying overnight in a hotel makes more sense than delaying the expedition start.
Embarkation
Embarkation of the participants takes place on the day of departure according to the schedule. The cruise leader will inform you about time of embarkation.
Because of international safety regulations (ISPS) people and luggage may be controlled at all times. Weapons, explosives, drugs and alcohol must not be brought onboard. Persons acting against the rules can be refused access to the ship.
Flying
Usually an AWI group flight is organized upon consultation with the cruise leader. Members of other German institutes may take part in the group flight on their own account. Generally, journey to the airport is arranged by the participants themselves. If it is necessary and usefull journey and hotel can be organzied for AWI group flight members by the AWI logistics.
Carrying scientific equipment in your hand luggage can lead to serious problems at the airport and should be avoided by all means.
Hotel
A group hotel will be booked by AWI logistics after consultation with the cruise leader.
Nevertheless, overnight stays in hotels have to be paid by the participants themselves!!!
AWI members create a travel expense report after the journey. They may ask for an advance payment with their travel authorization request.
Transfer Flughafen – Gruppenhotel - Schiff
Dieser Transfer wird zwischen Fahrtleiter, AWI-Logistik und Agentur abgestimmt und von der AWI-Logistik bezahlt. Alle Gruppenreisenden werden von einer später benannten Sammelstelle (meist Gruppenhotel) gemeinsam zum Schiff gebracht. Individuell ausgewählte Hotels werden nicht angefahren.
Transfer Schiff - Stadt - Schiff
Der Fahrtleiter kann für die Hafenliegezeit über die Agentur einen regelmäßig fahrenden Shuttlebus Schiff – Stadt und zurück auf AWI-Logistik Kosten organisieren (z.B. 08:00Uhr, 13:00Uhr, 18:00Uhr, 23:00Uhr).
Darüber hinaus organisiert auch der Kapitän einen Service für die Besatzung. Die Zeiten sind daher zwischen Kapitän und Fahrtleiter abzustimmen.
Individuelle Anreise
Sollten Sie im Ausland individuell anreisen, finden Sie sich bitte pünktlich an der Sammelstelle (meist Gruppenhotel) ein. Von dort werden Sie zusammen mit den Gruppenreisenden zum Schiff gebracht. Die Anreise bis zum Sammelpunkt organisieren und zahlen Sie bitte selbst. Agenturshuttle sind nicht vorgesehen und müssen ggf. selbst gezahlt werden. Informationen erhalten Sie vor Ort vom Fahrtleiter oder bei der Agentur.
Informationen für Fahrtleiter
Bitte halten Sie Kontakt zu allen Expeditionsteilnehmern und informieren Sie alle über die Abholungsorte und -zeiten.
Individuelle Abholungen oder Anfahrten zu anderen Hotels sind nicht erwünscht, alle Teilnehmer sollen sich im Gruppenhotel einfinden.
Ausnahmsweise kann davon abgewichen werden, wenn das Hotel ausgebucht ist und daher nicht alle Teilnehmer in einem Hotel untergebracht werden können.
Die Fahrer der Shuttlebusse sind sehr hilfsbereit und geschäftstüchtig. Auf einfachen Zuruf ist ein Transfer gebucht und wird dann später auch gegenüber dem AWI abgerechnet. Diese individuelle Kleinbusnutzung auf Kosten der AWI-Logistik ist nicht erwünscht. Weisen Sie alle Teilnehmer darauf hin, dass die Transfers mit dem Shuttle Bus, die über die oben beschriebenen Leistungen hinausgehen, eigenständig vor Ort selbst bezahlt werden müssen. Die Shuttlebusse sind recht teuer und die AWI-Logistik übernimmt nur die oben genannten Kosten. Darüber hinausgehende Transporte/“Taxifahrten“ müssen von allen Teilnehmern vor Ort selbst gezahlt werden. AWI Mitarbeiter können die Kosten ggf. über die eigene Reisekostenabrechnung verrechnen. Grundsätzlich gilt das Bundesreisekostengesetz. Fragen Sie die Agentur nach einem kostengünstigen Taxiunternehmen.