Expedition equipment / freight

These information refer to freight transports by AWI staff, cooperating university, institutes other comissioned companies for scientific or techical tasks onboard RV Polarstern.

AWI logistics organizes the transport of expedition freight and ensures that equipment and instruments are brought onboard at the right time. The collection point for freight is the AWI Harbour storehouse where the freight has to be delivered to and has to be collected again after the expedition.

The number of freight items is large and the complexity of transport complicated so that for managment, control and documentation of the freight require some hard- and software. Only by following the instructions given here transport to and from RV Polarstern can be accomplished.

You should consider your equipment in due time and collect information in the necessary forms (freight lists, statements about hazardous materials, papers for customs clearance).

Deadlines are calculated such that a correct processing of the number of freight documents on AWI side, from the ship operator and from authorities can be ensured and freight can be stored in seaworthy containers.

In average about 3000 freight items are overseen. Therefore we ask your understanding for the deadlines. We point out that every exception from the standard handling may lead to delays of the whole process and should therefore be avoided by all means.

Transfer of the freight onto Polarstern is garantueed only by meeting the deadlines.

Ample time should be planned for procurement, rental or maintenance of instruments.

General instructions

• All freight has to be seaworthy (shock-resistant, stackable, sealed and waterproof).
  
  
• We expect freight to be frost-resistant.
  
  
• Frost-sensitive items have to be delivered separately and marked accordingly.
  
  
• Please deliver your freight on palette if you have more than 10 boxes.
  
  
• If you have items that are too heavy or too large to carry you have to make sure that they can be transported with a forklift.
  
  
• If your item can only be moved with a crane you have to provide suitable shackels, ropes or straps. Technical aids suiting to your item may not be available onboard!
  
  
• In order to avoid confusion remove all older markings, labels or stickers.
  
  
• All pieces of freight require special labelling on every side for identification (colour coding & signs; see below)
  
  

How do I have to mark the freight?

All pieces of freight have to carry labels with a ident number and other information on four sides and on the upward side (see expedition label on the right side).

Besides items need to be marked with colour coding (e.g. coloured tape) on four sides and the upward side (see example below). In case your institution does not have a colour code yet, ask the freight division about it (Transport@awi.de).

Which documents do I need?

Freight list:

• Nutzen Sie, wo angeboten, unbedingt die Auswahl-Menüs ("Drop Down") und füllen Sie für jedes Packstück eine Zeile aus.
  
• Die vollständig ausgefüllte Liste muss als Excel-Dokument an die Frachtabteilung geschickt werden. Dort wird sie in unser Frachtsystem eingelesen und Sie bekommen die Frachtliste mit Barcode zurück.
  
• Bereits unter Zollüberwachung stehende Packstücke, die sich im Hafenlager befinden (auch Großgeräte / Container), müssen auf einer separaten Frachtliste aufgeführt werden, da für diese keine Ausfuhr (Statuspapier) mehr notwendig ist. Kennzeichnen Sie die Liste deutlich mit "Kisten aus dem Hafenlager".

Packliste:

• Legen Sie eine Kopie der Packliste in das Packstück.
• Eine Unterschrift auf der Packliste ist nicht nötig, da die elektronische Dokumentation gegenüber dem Zoll verbindlich ist. Die Übereinstimmung des Kisteninhaltes mit der Auflistung wird durch die Angaben (NAMEN) auf den Fracht- und Packlisten gegenüber dem Zoll rechtsverbindlich dokumentiert.
  
• Senden Sie die Packlisten als Excel-Datei an die Frachtabteilung.
  
  

Frachtliste für Gefahrgut, Gefahrgutliste, IMO-Erklärung:

• Wenn Sie Gefahrgut verschicken, benötigen Sie eine separate Frachtliste für Gefahrgut. Hier wird nur das Gefahrgut aufgelistet und bei "Kind of Freight": Dangerous Goods ausgewählt. Diese Frachtliste muss zusammen mit der Gefahrgutliste und IMO-Erklärung an die Frachtabteilung geschickt werden. Alle 3 Dokumente müssen bei Gefahrgutanlieferung mit übergeben werden.
   Die Gefahrgutliste und IMO-Erklärung müssen nach bestimmten Vorschriften ausgefüllt werden. Eine genaue Anleitung finden Sie weiter unten.

Zusammenfassung:

• Frachtliste
• Packliste
  
  
• Frachtliste für Gefahrgut
• Gefahrgutliste
• IMO Erklärung
  

Ablauf Frachtanlieferung im Hafenlager

1. Abgeben der Frachtdokumente laut Terminplan per E-Mail bei der Frachtabteilung

2. Erhalt der Frachtliste mit Barcodes von der Frachtabteilung

3. Terminvereinbarung zur Anlieferung direkt mit dem Hafenlager

4. Statuspapier für die mitgeführte Fracht erstellen und bei Einfahrt in den Freihafen vom Zoll stempeln lassen. Dafür Kopien der Barcode-Frachtliste als Anhang verwenden.

5. Persönliche Anlieferung der Fracht im Hafenlager und Abgabe des Statuspapier und Vorlage der Frachtliste mit Barcode

6. Bei Speditionslieferung muss der Fahrer die beiden letzten Aufgaben wahrnehmen

Liefern Sie Ihre Fracht bitte auf Europaletten an, wenn sie mehr als 10 Kisten haben. Packstücke, die nicht tragbar sind, müssen mit Gabelstaplern unterfahrbar sein.

Die Erfahrung zeigt, dass es sinnvoll ist, dass der Nutzer/Frachtvertreter die Fracht persönlich abliefert, da es sehr häufig Fragen zu klären gibt. 

Befindet sich Ihre Fracht bereits eingelagert im Hafenlager?

1. Separate Frachtliste nur mit Packstücken, die im Hafenlager stehen

2. Packliste für diese Packstücke

3. Hinweis in der E-Mail zur Frachtanmeldung, dass diese Packstücke im Hafenlager stehen

4. Terminvereinbarung zur Übergabe der Fracht an die Mitarbeiter im Hafenlager

5. Packstücke im Hafenlager mit aktuellen Markierungen/Schildern versehen

6. Packstücke an die Mitarbeiter im Hafenlager übergeben.

Gefahrgut AWI Teilnehmer

1. AWI-Mitarbeiter stellen ihr Gefahrgut bitte zu den im Terminplan genannten Terminen in die Gefahrguträume im Gebäude E und Gebäude D.

2. Bitte stellen Sie kein Gefahrgut von externen Teilnehmern in die AWI-Gefahrguträume

3. Bitte beachten Sie, dass Ihr Gefahrgut entsprechend der Gefahrgutregeln korrekt markiert ist.

Gefahrgut Externe Teilnehmer

1. Gefahrgüter dürfen von externen Teilnehmern nur zu dem in den Terminplänen vorgegebenen Tagen  ins Hafenlager gebracht werden.
   Das Hafenlager ist kein Lager für Gefahrgüter, daher ist eine Annahme und Lagerung an anderen Tagen rechtlich nicht zulässig.

2. Bitte beachten Sie, dass Ihr Gefahrgut entsprechend der Gefahrgutregeln korrekt markiert ist.

Kühlgut

1. Gekühlte oder gefrorene Proben dürfen nicht im Hafenlager angeliefert werden.

2. Das Hafenlager ist kein Kühllager. Temperaturüberwachung oder Sicherstellung einer unterbrechungsfreien Stromversorgung können dort nicht gewährleistet werden.

3. Bitte melden Sie Ihre Proben separat per Frachtliste bei der Frachtabteilung an. Sie bekommen dann einen Anlieferungstermin für eine Direktanlieferung an Bord Polarstern mitgeteilt

4. Sie müssen die Proben persönlich an Bord in die Kühlräume bringen. So wird gewährleistet, dass Ihre Proben gleich bei der korrekten Temperatur an Bord gekühlt und gelagert werden

5. AWI-Mitarbeiter informieren bitte die Zollabteilung des AWI min. 7 Werktage vor der Anlieferung, damit ggf. Zollpapiere erstellt werden können.
   

6. Ohne Anmeldung darf die Fracht an Bord nicht angenommen werden.
   

Direktanlieferung an Bord

1. Nur in Ausnahmefällen gibt es die Möglichkeit, verspätete Geräte oder Fracht kurz vor Auslaufen direkt an Bord zu bringen.
   

2. Rechnen Sie damit, dass Sie die späte Anlieferung gut begründen müssen.

3. Sollte der Eindruck entstehen, dass die regulären Abgabetermine grundlos umgangen werden, so muss die Direktanlieferung untersagt werden.
   

4. Geben Sie eine Frachtliste bei der Frachtabteilung ab. Dann bekommen Sie den Direktanlieferungstermin mitgeteilt. Bitte halten Sie sich unbedingt an diesen Termin!

5. AWI-Mitarbeiter informieren bitte die Zollabteilung des AWI min. 7 Werktage vor der Anlieferung, damit ggf. Zollpapiere erstellt werden können.

6. Ohne Anmeldung darf die Fracht an Bord nicht angenommen werden.
   
   

Stückgut

Wenn einige Ihrer Packstücke sofort nach Reisebeginn zu Installationszwecken oder ähnlichem benötigt werden, können diese als einzelnes Stückgut an Bord gelagert werden.
Kennzeichnen Sie diese Kisten bitte entsprechend eindeutig und informieren Sie bei der Frachtanlieferung die Mitarbeiter im Hafenlager über die Stückgut-Kisten.
Ansonsten werden die einzelnen Packstücke gemeinsam mit anderen in einem Container gelagert.

Beispiel für eine Stückgutmarkierung:

Rückfrachtabholung aus dem Hafenlager

1. Aktualisierte Frachtdokumente zum Reiseende an Bord abgeben

2. Nach Ankunft der Fracht im Hafenlager werden Sie informiert und können die Auslagerung inkl. der notwendigen Zollpapiere bei der Zollabteilung anmelden. Sie werden danach über die Hinterlegung der fertigen Papiere im Hafenlager informiert.
   

3. Abholtermin aus dem Hafenlager abstimmen und evtl. nicht hinterlegte Dokumente zur Abholung mitbringen

4. Zollpapiere und Auslagerungsauftrag zur Abholung mitbringen

Abholung von Gefahrgut aus dem Hafenlager:

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihr Gefahrgut entweder vorher oder zusammen mit Ihrer normalen Fracht aus dem Hafenlager abholen müssen! Gefahrgüter können nicht im Hafenlager hinterlassen werden! Bedenken Sie dies, wenn Sie eine Spedition mit der Abholung Ihrer Fracht beauftragen und stellen Sie sicher, dass die abholende Spedition zur Gefahrgutbeförderung berechtigt ist.

Ausland - Hinfracht an Bord

Falls Sie Fracht direkt in einen ausländischen Hafen versenden wollen, kündigen Sie diese der AWI-Schiffskoordination und dem Agenten bitte mit einer Frachtliste an, und erklären Sie, dass die Kosten für Dienstleistungen der Agentur (z.B.Transport der Fracht vom Flughafen zur Polarstern) von Ihnen bzw. Ihrem Institut getragen werden. 

Alle Frachtlisten und Details zu den Sendungen müssen rechtzeitig an die AWI-Schiffskoordination geschickt werden. Unangemeldete Lieferungen dürfen an Bord aus Sicherheitsgründen grundsätzlich nicht angenommen werden!

Kennzeichnen Sie jedes Packstück mit dem Vermerk:

 In transit to:

Master of RV "POLARSTERN"

Attn.:  "Empfängername an Bord"
c/o:     "Agenturname"
           "Agenturadresse" (siehe Terminplan) 

 Ausland - Rückfracht von Bord 

Rückfrachtcontainer müssen bereits in der Planungsphase vom Fahrtleiter in der Einsatzplanung vermerkt werden. Dadurch kann der Stauplan des Schiffes passend vorbereitet werden und die Container stehen an Bord so, dass sie im entsprechenden Hafen auch erreicht werden können.

Aus ausländischen Häfen können auch einzelne Frachtstücke versandt werden. Die Agentur vor Ort ist Ihr Ansprechpartner.

Externe Teilnehmer übernehmen die Fracht-, Zoll- und Behördenabwicklung eigenständig und auf eigene Rechnung.

Falls eine ausreichende Menge einzelner Packstücke für Bremerhaven zusammen kommt, wird ggf. ein gemeinsamer Rückfrachtcontainer durch die AWI-Schiffskoordination organisiert.

Ggf. organisieren wir, bei ausreichender Menge, einen gemeinsamen Rückfrachtcontainer für einzelne Packstücke nach Bremerhaven.

Informieren Sie immer frühzeitig die AWI-Schiffskoordination über Ihre Rückfrachten aus dem In- und Ausland.