Diplomatic proposals (Cruise leader)

Diplomatic proposals (Cruise leader)

The international law of the sea allows contracting member states to conduct scientific research in territorial waters of other contracting member states. The contracting members states are strongly requested to authorise such undertakings eventhough restrictions or limitations may be placed. Prerequisite for an authorisation is a proposal for marine research that has to be submitted via the diplomatic way.

Die Polarstern führt die Bundesdienstflagge als Schiff der Bundesrepublik Deutschland, daher ist die diplomatische Lesart für Polarsternexpeditionen ist in etwa so:
Die Bundesrepublik möchte mit ihrem Forschungsschiff FS Polarstern unter Führung des Fahrtleiters XY und Leitung des Alfred-Wegener-Instituts wissenschftliche Daten in Hoheitsgewässern von z.B. Spanien erheben.

Entsprechend wird der Antrag vom AWI dem Auswärtigen Amt übergeben, welches diesen nach Prüfung an die Deutsche Botschaft im Zielland (hier Madrid) sendet. Diese prüft erneut und übermittelt den Antrag dann mit einer "Note Verbale" an das spanische Außenministerium, welche den Antrag prüft und landesintern an die nötigen Behörden und Stellen zur Prüfung/Genehmigung weiterleitet.
Die Rückmeldungen werden wieder im Außenministerium Spaniens gesammelt, zu einer Genehmigung mit ggf. Auflagen gebündelt und via Deutsche Botschaft und Auswärtigem Amt dem AWI übermittelt.
Der ganze Vorgang ist höchst formell und bedarf entsprechender Sorgfalt und einem angemessenen zeitlichen Vorlauf.

Fristen

• • Die fristgerechte Beantragung der Forschungsarbeiten liegt in der Verantwortung des Fahrtleiters.

  • Die Fristen der verschiedenen Länder für die Bearbeitung der diplomatischen Forschungsanträge können der aktuellen "Zielanforderungsliste“ des Auswärtigen Amtes entnommen werden. Zu den dort genannten Fristen müssen noch insgesamt mindestens drei Wochen Bearbeitungszeit in der AWI-Schiffskoordination und im Auswärtigen Amt hinzugerechnet werden. Grundsätzlich kann man von einer Abgabefrist von 6 Monaten plus 3 Wochen ausgehen.

  • In der Zielanforderungsliste stehen auch hilfreiche Hinweise zu speziellen Anforderungen der einzelnen Länder.

Formulare

• • Das jeweils aktuelle Antragsformular bekommen Sie auf Anfrage bei der AWI-Schiffskoordination. 

  • Bitte benutzen Sie keine alten Formulare, da die Länder gelegentlich ihre Anforderungen und Regelungen ändern und es dann zu unnötigen Komplikationen kommen kann.

  • Einige Länder verlangen besondere Anträge oder Anträge in Landessprache. Hinweise dazu sind der "Diplomatic proposals (Cruise leader)" zu entnehmen.
    
    

Antragsstellung

• • Um gegenüber dem Auswärtigen Amt und den Botschaften im Ausland ein einheitliches Bild und Konstanz bei den Ansprechpartnern zu gewährleisten, stellt der Logistische Koordinator die Anträge im Namen des Fahrtleiters.

  • Der Fahrtleiter füllt den Antrag in der geforderten Sprache vollständig aus und schickt ihn rechtzeitig an den Logistischen Koordinator.

  • Dieser überprüft den Antrag, klärt ggf. Rückfragen mit dem Fahrtleiter, unterschreibt in dessen Namen und schickt den Antrag an das Auswärtige Amt. Ebenso übernimmt er diesbezüglich zunächst alle weitere Kommunikation.

  • Direkter Kontakt des Fahrtleiters mit den bearbeitenden Stellen außerhalb des AWI findet nur in Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit dem Logistischen Koordinator statt. 

  • Eine Kopie der Anträge wird dem Kapitän und dem Fahrtleiter rechtzeitig vor Expeditionsbeginn per E-Mail von der AWI-Schiffskoordination zugeschickt.
    
    

EnRoute Datenerhebung - Dauermessung

• • Unabhängig von einzelnen Expeditionen finden Dauermessungen an Bord statt, so genannte EnRoute Messungen.

  • Stationszeit ist dafür nicht nötig.

  • Die Messungen finden im Bereich 0 bis 200 sm der entsprechenden Hoheitsgebiete statt, je nach geplanter Fahrtroute der Fahrtleitung.

  • Diese Messungen müssen in die diplomatischen Anträge aufgenommen werden.

  • Zu den EnRoute Daten gehören:

    • Luftmessungen

    • Seewassermessungen

    • Meteorologische Messungen

    • Beobachtung endothermer Tiere („Walbeobachtung“)

    • Messung von Meeresströmungen (ADCP)

    In den Antragsformularen ist ein entsprechender Textteil und Listeneinträge vorausgefüllt. Nur die Abstände müssen von der Fahrtleitung angepasst werden.
    
    

Genehmigungen

• • Eingehende Genehmigungen sammelt der Logistische Koordinator und leitet sie rechtzeitig vor Expeditionsbeginn an den Kapitän und den Fahrtleiter weiter.

  • Bei Rückfragen findet die Kommunikation über den Logistischen Koordinator statt.

  • Es ist üblich, dass Genehmigungen erst wenige Tage vor Expeditionsbeginn eintreffen. Auch das Auswärtige Amt überwacht die Fristen und Expeditionsstarts, so dass Sie mit einer rechtzeitigen Rückmeldung rechnen können.
    
  • Gerne können Sie bei der AWI-Schiffskoordination einen Sachstand erfragen.
  • Völlig aussichtslos und eher kontraproduktiv ist angesichts des komplizierten diplomatischen Verfahrens ungehöriges Drängen auf eine Entscheidung.
    

Auflagen und Nachberichterstattung

• • Alle den Genehmigungen zu entnehmenden Auflagen sind durch den Fahrtleiter und ggf. den Kapitän zu erfüllen. Der Fahrtleiter arbeitet dabei eng mit dem Kapitän zusammen.

  • Speziell die Berichterstattung nach Expeditionsende obliegt allein dem Fahrtleiter. Dieser berichtet fristgerecht direkt an die in der Genehmigung genannten Stellen mit Kopie an Schiffskoord@awi.de und das Auswärtige Amt. 

  • Das Auswärtige Amt überwacht die Auflagen und Fristen. Einer Nachfrage durch das Auswärtige Amt ist durch frühzeitige Berichterstattung in jedem Fall entgegenzuwirken! Nichtbeachtung der rechtzeitigen Berichterstattung kann zu Problemen bei der erneuten Antragstellung im entsprechenden Land führen und ist daher im Interesse aller zu vermeiden.
    
    

Beobachter

• • Gelegentlich machen die Länder von ihrem Recht Gebrauch, einen Beobachter zu benennen und für die gesamte Expeditionsdauer mitzuschicken.

  • Die Mitfahrt eines Beobachters pro Land kann nicht abgelehnt werden. 

  • Der Beobachter zählt als wiss. Fahrtteilnehmer und ist entsprechend durch den Fahrtleiter zu betreuen.
    

    • Es müssen alle üblichen Unterlagen eingereicht werden.
      

    • Kosten wie z.B. An- Abreise, ggf. Hotel und Flüge werden durch die wiss. Sektionen übernommen (Reisekostenübernahmeantrag).
      

    • Der oder ggf. die Beobachter können in Doppelkammern untergebracht werden.

  • Erfahrungsgemäß machen u.a. Rußland, Argentinien und Chile von diesem Recht gebrauch.