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Die Fahrt wird aus logistischer Sicht in der "Einsatzplanung" koordiniert. Die Fahrtleitung füllt das Dokument aus und sendet es MINDESTENS 6 WOCHEN VOR FAHRTBEGINN an die AWI-Schiffskoordination.

Die Fahrtleitung sendet die ausgefüllte Liste der Fahrtteilnehmer bitte 2 Tage vor der Fahrt per E-Mail an den Kapitän direkt an Bord. 

• Die genehmigte Fahrt beginn morgens am ersten Fahrttag, nicht vorher. Der Liegeplatz der Heincke ist am Fischkai 27 in Bremerhaven.
  
  
• Die Zeit des Einlaufens in den Zielhafen ist frühzeitig mit dem Kapitän abzustimmen. Aufgrund der Arbeits-und Ruhezeitenverordnung für Seeleute ist das Fahrtende üblicherweise spätestens für den späten Nachmittag einzuplanen.
  
  
• Die gesamte Decksmannschaft umfasst 6 Personen (einschließlich Bootsmann). Die reguläre Arbeitszeit beträgt gemäß STCW 95 / ILO180 10 Stunden/Tag. Der Einsatz der Besatzung findet ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Regelungen statt. Der Kapitän trägt dafür die Verantwortung. Die genaue Tagesplanung der wiss. Arbeiten ist bis spätestens 18:00 Uhr des Vortags zwischen Fahrtleitung und Schiffsführung abzustimmen.
  
  
• Die Arbeits-und Ruhezeitenverordnung für Seeleute ist stets zu beachten.
  
  
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• Zum Ende der Fahrt wird der Kapitän für den Fahrtbericht auf Sie zukommen. Darin wird der Ablauf der Fahrt beschrieben und es ist Platz für Lob und Verbesserungsvorschläge.
  Wir freuen uns natürlich immer über herausragende Bewertungen, aber dennoch bitten wir herzlich darum, uns auch unangenehme Rückmeldungen nicht zu ersparen. Besatzung und Schiffskoordination sind es gewohnt, professionell mit Kritik umzugehen. Nur eine ehrliche Bewertung ermöglicht es uns, die Rahmenbedingungen, die wir Ihnen zur Verfügung stellen, kontinuierlich verbessern zu können. Nutzen Sie also gerne die Gelegenheit.