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Seasonal Coordination Meeting

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Saison Saison

Planning meeting for journey section

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Fahrtabschnitts Fahrtabschnitts

Aufgaben des Fahrtleiters:

Leiten der Sitzung, Gesprächsführung, Zeitmanagement, Protokoll schreiben. Die Sitzung sollte nicht länger als 3h dauern. Wissenschaftliche Fragestellungen und Absprachen müssen zu einem anderen Zeitpunkt geklärt werden, sinnvollerweise vor der Planungssitzung.

Vorstellungsrunde:

Kurzvortellung der Sitzungsteilnehmer mit Name, Institut, Gruppe und Arbeitsbereich.

AWI Schiffskoordination:

Der Vertreter der Schiffskoordination beschreibt die Aufgaben der Abteilung und stellt die Ansprechpartner vor.

Vorstellung der wissenschaftlichen Projekte/Gruppen:

Responsibilities of the chief scientist:

Managing the meeting, leading of discussion, time management, writing a protocoll. The meeting should not be longer than 3 hours. Scientific issues and arrangements have to be clarified at another time preferable already before the meeting.

Round of introduction:

Short introduction of the meeting participants including name, institution and focus of work.

AWI ship coordination:

Representatives of the ship coordination should describe their tasks and introduce contact partners.

Introduction of the scientific projects and working groups:

The principal investigators of the individual groups describe their scientic projects in a short talk (5 min max.) with special emphasis on logistics (e.g. use of large devices that may influence handling of the ship, deliverance of devices or containers to foreign ports).

Operational planning:

Basis for planning is the document "Einsatzplanung" that has to be discussed in detail and has to be filled out by the chieft scientist as fas as possible. This handling ensures that all important issures were adressed and results obtained were stated in written form.

Helicopters:

The participants have to give a realistic estimation on the flight time needed. As flight time only counts the time between departure and arrival and possibly waiting times with running engines. Working time on the ice when the helicopter leaves the ice floe does not count for flight time.  There is no need to boost flight times.  There are no logistic obstacles, if more flying is required than previously planned. Flying is possible as long weather and working times of the helicopter crews permit.
Further details for the operating conditions can be found in the section "An Bord".

Meeting with the captain

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Kapitänsgespräch Kapitänsgespräch

A meeting of the captains, the chief scientists, representatives of the logistic department, the ship operating company and the helicopter company is held in the Blue Saloon of RV Polarstern a few days before departure to a new Arctic or Antarctic cruise. Here the schedule of the expeditions is discussed and critical questions can be addressed. The chief scientist have to present their section of expedition. AWI ship coordination invites for this meeting and leads the discussion

Einsatzplanung:

Die Planungsgrundlage "Einsatzplanung" wird Punkt für Punkt durchgesprochen und wo bereits bekannt, vom Fahrtleiter während der Sitzung ausgefüllt. Dadurch werden alle wesentlichen Themen behandelt und ein erstes Ergebnis schriftlich festgehalten.

Helikopter:

Die Teilnehmer geben eine möglichst realistische Abschätzung zu den geplanten Flugstunden ab. Als Flugstunde zählen dabei nur die Zeiten zwischen Abflug und Landung und ggf. Wartezeiten mit laufenden Triebwerken. Arbeitszeiten z.B. auf dem Eis, bei dem der Hubschrauber die Scholle verlässt, zählen nicht dazu. Es gibt keine Notwendigkeit, die Zeiten künstlich in die Höhe zu treiben. Wenn während der Expedition mehr geflogen werden soll und kann, als vorher abgeschätzt, gibt es aus logistischen Gesichtspunkten nichts, was dagegen spricht. Es kann so viel geflogen werden, wie es das Wetter und die Arbeitszeiten der Helikopterbesatzung zulassen.
Details zu den EInsatzbedingungen entnehmen Sie bitte der entsprechenden Seite im Abschnitt "An Bord".

Wenige Tage vor dem Auslaufen zu einer neuen Arktis- oder Antarktis-Saison findet mit den Kapitänen, den Fahrtleitern, der Logistik, der Reederei, dem Helikopterbetreiber und dem wissenschaftlichen Koordinator ein Gespräch im Blauen Salon der Polarstern statt, in dem der Ablauf der Expeditionen besprochen wird und kritische Punkte diskutiert werden können. Dazu stellen die Fahrtleiter anhand der Einsatzplanung ihren Expeditionsabschnitt vor.
Die AWI-Schiffskoordination lädt zu dem Gespräch ein und leitet die Sitzung.