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Germany

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Deutschland Deutschland

Journey to the ship (Lloydwerft, Bremerhaven) has to be arranged by the participants themselves.

Embarkation will take place on the day of departure at a certain time. The cruise leader will inform participants about the schedule.

Following rules apply to family members visiting Polarstern:

• • Only 2 family members per participants may visit the ship. They have to be registered by

• • the cruise leader before the start of the expediton

• • .

  • Infants, persons with limited mobility and animals cannot visit the ship because of the risk of

• • accidents.

  • Non-registered visitors, private vehicles and taxi are not allowed on the shipyard

• • Transfer of people and luggage from the shipyard's entry to the ship and vice versa is organized with a shuttle bus.

Abroad

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Ausland Ausland

Please make sure you arrive on time and consider generous allowance for delays should be generous.
In case of doubt staying overnight in a hotel makes more sense than delaying the expedition start.

Embarkation

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Einschiffen Einschiffen

Embarkation of the participants takes place on the day of departure according to the schedule. The cruise leader will inform you about time of embarkation.

Because of international safety regulations (ISPS) people and luggage may be controlled at all times. Weapons, explosives, drugs and alcohol must not be brought onboard. Persons acting against the rules can be refused access to the ship.

Flying

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Flug Flug

Usually an AWI group flight is organized upon consultation with the cruise leader. Members of other German institutes may take part in the group flight on their own account. Generally,

traveling to the airport is arranged by the participants themselves. If it is necessary and

useful journey and hotel can be

organized for AWI group flight members by the AWI logistics.

Carrying scientific equipment in your hand luggage can lead to serious problems at the airport and on board and should be avoided by all means.

Hotel

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Hotel Hotel

A group hotel will be booked by AWI logistics after consultation with the cruise leader.

Nevertheless, overnight Overnight stays in hotels have to be paid by the participants themselves at the hotel !!!

AWI members create a travel expense report after the journey.  They may ask for an advance payment with their travel authorization request.

Transfer

airport - group hotel - ship (Shuttle bus)

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TransfersFlughafen TransfersFlughafen

Dieser Transfer wird zwischen Fahrtleiter, AWI-Logistik und Agentur abgestimmt und von der AWI-Logistik bezahlt. Alle Gruppenreisenden werden von einer später benannten Sammelstelle (meist Gruppenhotel) gemeinsam zum Schiff gebracht. Individuell ausgewählte Hotels werden nicht angefahren.

The transfer for the groupflight is coordinated by the cruise leader, AWI logistics and the agency on-site and paid for by AWI logistics.  All group members will be picked-up at the airport, brought to the group hotel, picked up there again and brought to the ship together. People will not be collected from individually chosen flights or hotels.

Transfer from ship into town and back (Cape Town only)

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TransfersSchiff TransfersSchiff

Der Fahrtleiter kann für die Hafenliegezeit über die Agentur einen regelmäßig fahrenden Shuttlebus Schiff – Stadt und zurück auf AWI-Logistik Kosten organisieren (z.B. 08:00Uhr, 13:00Uhr, 18:00Uhr, 23:00Uhr).

Darüber hinaus organisiert auch der Kapitän einen Service für die Besatzung. Die Zeiten sind daher zwischen Kapitän und Fahrtleiter abzustimmen.

Sollten Sie im Ausland individuell anreisen, finden Sie sich bitte pünktlich an der Sammelstelle (meist Gruppenhotel) ein. Von dort werden Sie zusammen mit den Gruppenreisenden zum Schiff gebracht. Die Anreise bis zum Sammelpunkt organisieren und zahlen Sie bitte selbst. Agenturshuttle sind nicht vorgesehen und müssen ggf. selbst gezahlt werden. Informationen erhalten Sie vor Ort vom Fahrtleiter oder bei der Agentur.

During port time the cruise leader may organize a shuttle bus on AWI's account going at dedicated times (e.g. 08:00, 13:00, 18:00, 23:00 )from the ship into town and vice versa.

The captain organizes a bus service for the crew. Time schedule between both must be agreed on by captain and cruise leader.

Individual travellers

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Individuelle Individuelle

If you want to travel individually to the ship abroad you have to be at the meeting point on time. The meeting point will usually be the group hotel. From there you will be taken to the ship together with the group members. You have to pay for the journey to the meeting point yourself. Shuttle service by the agency is not planned and has to be paid by yourself. Information can be aquired from the cruise leader and the on-site agency.

Information for the cruise leader

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Informationen Informationen

Please stay in contact with all expedition participants and inform them about meeting points and pick up times.
Pick-up from individual hotels is not planned. All participants shall come to the group hotel. Exceptions may be made if the group hotel is fully booked and participants have to stay in another hotel.

Usually the drivers of shuttle busses are helpful and ambitious. A transfer is simply booked and charged to AWI. This individual usage of the shuttle busses at the expense of AWI is not supported.  Point out to the participants that all transfers by shuttle busses besides the above mentioned have to be paid for themselves. Shuttle busses are quite expensive and the AWI logistics only pays for the above mentioned costs. AWI members possibly can settle the costs for additional transfers with their travel expense accounting.  Above all the German Travel Expenses Act is valid. Ask the agency for inexpensive taxi companies.

Bitte halten Sie Kontakt zu allen Expeditionsteilnehmern und informieren Sie alle über die Abholungsorte und -zeiten.
Individuelle Abholungen oder Anfahrten zu anderen Hotels sind nicht erwünscht, alle Teilnehmer sollen sich im Gruppenhotel einfinden.
Ausnahmsweise kann davon abgewichen werden, wenn das Hotel ausgebucht ist und daher nicht alle Teilnehmer in einem Hotel untergebracht werden können.

Die Fahrer der Shuttlebusse sind sehr hilfsbereit und geschäftstüchtig. Auf einfachen Zuruf ist ein Transfer gebucht und wird dann später auch gegenüber dem AWI abgerechnet. Diese individuelle Kleinbusnutzung auf Kosten der AWI-Logistik ist nicht erwünscht. Weisen Sie alle Teilnehmer darauf hin, dass die Transfers mit dem Shuttle Bus, die über die oben beschriebenen Leistungen hinausgehen, eigenständig vor Ort selbst bezahlt werden müssen. Die Shuttlebusse sind recht teuer und die AWI-Logistik übernimmt nur die oben genannten Kosten. Darüber hinausgehende Transporte/“Taxifahrten“  müssen von allen Teilnehmern vor Ort selbst gezahlt werden. AWI Mitarbeiter können die Kosten ggf. über die eigene Reisekostenabrechnung verrechnen. Grundsätzlich gilt das Bundesreisekostengesetz. Fragen Sie die Agentur nach einem kostengünstigen Taxiunternehmen.

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