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Departure

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Abreise Abreise

Denken Sie daran, dass Sie Zollwaren (z.B. Alkohol, Zigaretten, Waren wie z.B. Geschenke oder Mitbringsel etc.) persönlich mit von Bord nehmen müssen. Eine spätere Abholung in Bremerhaven ist nicht möglich.  

Alle Teilnehmer gehen am Tag des Einlaufens von Bord. Üblicherweise ist das Schiff gegen 08:00 Uhr im Hafen fest. Ausschiffen der Teilnehmer ist dann zwischen 09:00 und 11:00 Uhr. Der genaue Zeitraum wird vor Expeditionsbeginn mitgeteilt.

Please remember that you have to take customs goods (alcohol, cigarettes, souvenirs)  from the ship personally. A later collection in Bremerhaven is not possible.

All participants leave the ship on the day of arrival at the port.The ship usually moores in the harbour at about 08:00 a.m.  You will be informed about the exact time.

Germany

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Deutschland Deutschland

Die Abreise vom Schiff Departure from the ship (Lloydwerft, Bremerhaven) organisieren Sie bitte selbst.

Für Familienangehörige gilt folgende Regelung bei Polarsternbesuchen:

Pro Fahrtteilnehmer können 2 Familienangehörige als Besucher angemeldet werden. Eine Abfrage erfolgt vor Reiseende durch den Fahrtleiter.

Kleinkinder, Personen mit eingeschränkter Mobilität und Tiere dürfen wegen der erhöhten Unfallgefahr an Bord leider nicht an Besuchen teilnehmen. Nicht angemeldete Besucher sowie private Kfz und Taxen dürfen nicht auf das Werftgelände. Der Transfer von Personen und Gepäck vom Werfttor zum Schiff und zurück erfolgt mit einem Shuttle-Bus. 

Die Lloyd Werft befindet sich auf dem Freihafengelände. Bitte beachten Sie die Zollvorschriften beim Verlassen des Freihafens. Es ist mit Zollkontrollen zu rechnen.

Planen Sie für die Ankunft des Schiffes im Hafen immer einige Verspätungszeit mit ein. Im Zweifelsfall ist eine Hotelübernachtung sinnvoller, als ein verpasster Rückflug.

has to be arranged by the participants themselves.

Following rules apply to family members visiting Polarstern:

• • Only 2 family members per participants may visit the ship. They have to be registered by the cruise leader before the end of the expediton.

  • Infants, persons with limited mobility and animals cannot visit the ship because of risk of accident.

  • Non-registered visitors, private vehicles and taxi are not allowed on the shipyard.

  • Transfer of people and luggage from the shipyard's entry to the ship and vice versa is organized with a shuttle bus.

Lloyd shipyard is located in the free-trade area of the harbour. Pay attention to the customs regulations upon leaving the free-trade area. Customs controls must be expected.

Abroad

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Ausland Ausland

Please make sure you consider allowance for delays of the vessels arrival in port. In case of doubt staying overnight in a hotel makes more sense than missing your flight home.

Disembarkation

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Ausschiffen Ausschiffen

All participants leave the ship on the day of arrival at the port usually after breakfast. You will be informed about the exact time on board.

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        (Photos: M.Mirsekorn)

Flying

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Flug Flug

Usually an AWI group flight is organized upon consultation with the cruise leader. Members of other German institutes may take part in the group flight on their own account. Generally, traveling to the airport is arranged by the participants themselves. If it is necessary and useful journey and hotel can be organized for AWI group flight members by the AWI logistics.

Carrying scientific equipment in your hand luggage can lead to serious problems at the airport and should be avoided by all means

Das Ausschiffen der Teilnehmer findet am Tag des Einlaufens in einem festgelegten Zeitraum statt, meist am frühen Vormittag. Die Teilnehmer werden rechtzeitig vom Fahrtleiter informiert.

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Meistens wird in Absprache mit dem Fahrtleiter ein AWI-Gruppenflug organisiert. Teilnehmer deutscher Institute können auf eigene Rechnung am AWI-Gruppenflug nach Deutschland teilnehmen. Falls notwendig, werden die Abreise und ggf. Hotel für AWI-Gruppenflugreisende gesammelt durch die AWI-Logistik organisiert. 

Wissenschaftliche Ausrüstung im Handgepäck kann zu ernsthaften Schwierigkeiten an Flughäfen führen und ist daher in Ihrem eigenen Interesse zu vermeiden.

Hotel

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Hotel Hotel

Ein Gruppenhotel wird in Absprache mit dem Fahrtleiter von der AWI-Logistik gebucht.

Hotelübernachtungen müssen von allen Fahrtteilnehmern vor Ort selbst bezahlt werden.

AWI Mitarbeiter rechnen später über die eigene Reisekostenabrechnung ab. Bei der Beantragung der Dienstreise kann ein Vorschuss beantragt werden.

A group hotel will be booked by AWI logistics after consultation with the cruise leader.

Overnight stays in hotels have to be paid by the participants themselves!!!

AWI members create a travel expense report after the journey.  They may ask for an advance payment with their travel authorization request.

Transfer ship - group hotel - airport (Shuttle bus)

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TransferSch TransferSch

Dieser Transfer wird zwischen Fahrtleiter, AWI-Logistik und Agentur abgestimmt und von der AWI-Logistik bezahlt. Alle Gruppenreisenden werden gemeinsam zum Gruppenhotel oder direkt zum Gruppenflug gebracht. Im letzten Fall kann ggf. ein Zwischenstopp in der Stadt eingeplant werden. Individuell ausgewählte Hotels werden nicht angefahren.
Expeditionsteilnehmer, die nicht am Gruppenflug teilnehmen, organisieren den Transfer bitte auf eigene Kosten selbst.

Der Fahrtleiter kann für die Hafenliegezeit über die Agentur einen regelmäßig fahrenden Shuttlebus Schiff – Stadt und zurück auf AWI-Logistik Kosten organisieren (z.B. 08:00Uhr, 13:00Uhr, 18:00Uhr, 23:00Uhr). 

Darüber hinaus organisiert auch der Kapitän einen Service für die Besatzung. Die Zeiten sind daher zwischen Kapitän und Fahrtleiter abzustimmen.

Sollten Sie im Ausland individuell weiter reisen, organisieren Sie bitte alles weitere auf eigene Kosten selbst. Gerne können Sie mit den Shuttlebussen mit zum Flughafen oder ggf. zum Gruppenhotel fahren. Individuelle Abholungen durch den Shuttleservice sind teuer und müssen selbst bezahlt werden.

The transfer for the groupflight is coordinated by the cruise leader, AWI logistics and the agency on-site and paid for by AWI logistics.  All group members will be picked-up at the ship, brought to the group hotel, picked up there again and brought to the airport together. People will not be collected for individually chosen flights or hotels.

Transfer from ship into town and back (Cape Town only)

During port time the cruise leader may organize a shuttle bus on AWI's account going at dedicated times (e.g. 08:00, 13:00, 18:00, 23:00 )from the ship into town and vice versa.

The captain organizes a bus service for the crew. Time schedule between both must be agreed on by captain and cruise leader.

Individual travellers

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Individuelle Individuelle

If you want to continue travelling individually after the journey you have to organize everything yourself. You may use the shuttle bus for transfer to the airport or to the group hotel. Single transfers by shuttle bus are expensive and need to be paid yourself.

Information for the cruise leader

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Informationen Informationen

Please stay in contact with all expedition participants and inform them about meeting points and pick up times.
Pick-up from individual hotels is not planned. All participants shall come to the group hotel. Exceptions may be made if the group hotel is fully booked and participants have to stay in another hotel.

Usually the drivers of shuttle busses are helpful and ambitious. A transfer is simply booked and charged to AWI. This individual usage of the shuttle busses at the expense of AWI is not supported. Point out to the participants that all transfers by shuttle busses besides the above mentioned have to be paid for themselves. Shuttle busses are quite expensive and the AWI logistics only pays for the above mentioned costs. AWI members possibly can settle the costs for additional transfers with their travel expense accounting.  Above all the German Travel Expenses Act is valid. Ask the agency for inexpensive taxi companies.

Die Fahrer der Shuttlebusse sind sehr hilfsbereit und geschäftstüchtig. Auf einfachen Zuruf ist ein Transfer gebucht und wird dann später auch gegenüber dem AWI abgerechnet. Diese individuelle Kleinbusnutzung auf Kosten der AWI-Logistik ist nicht erwünscht. Weisen Sie alle Teilnehmer darauf hin, dass die Transfers mit dem Shuttle Bus, die über die oben beschriebenen Leistungen hinausgehen, eigenständig vor Ort selbst bezahlt werden müssen. Die Shuttlebusse sind recht teuer und die AWI-Logistik übernimmt nur die oben genannten Kosten. Darüber hinausgehende Transporte/“Taxifahrten“  müssen von allen Teilnehmern vor Ort selbst gezahlt werden. AWI Mitarbeiter können die Kosten ggf. über die Reisekostenabrechnung verrechnen. Grundsätzlich gilt das Bundesreisekostengesetz. Fragen Sie die Agentur nach einem kostengünstigen Taxiunternehmen.

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