Page History

DIESE SEITE BEFINDET SICH NOCH IM AUFBAU.

1.) Seasonal Coordination Meeting

Anchor
Saison Saison

At this meeting, the ship coordination discusses together with the applicants of main user proposals, with approx. 1 - 2 years' foresight for each Arctic or Antarctic season, to what extent approved applications can be implemented, also in combination with existing secondary user requirements.

The meeting is invited and led by the scientific coordinator 

• Chief scientists will meet with the scientific coordinator and the logistical coordinator
  

• The seasons schedule (arctic expeditions or antarctic expeditions) will be discussed in detail to adjust e.g. port calls, handover issues...

2.) Planning meeting for one single expedition (focus on logistics)

Anchor
Fahrtabschnitts Fahrtabschnitts

Aufgaben des Fahrtleiters:

Leiten der Sitzung, Gesprächsführung, Zeitmanagement, Protokoll schreiben. Die Sitzung sollte nicht länger als 3h dauern. Wissenschaftliche Fragestellungen und Absprachen müssen zu einem anderen Zeitpunkt geklärt werden, sinnvollerweise vor der Planungssitzung.

Vorstellungsrunde:

Kurzvortellung der Sitzungsteilnehmer mit Name, Institut, Gruppe und Arbeitsbereich.

AWI Schiffskoordination:

Der Vertreter der Schiffskoordination beschreibt die Aufgaben der Abteilung und stellt die Ansprechpartner vor.

Vorstellung der wissenschaftlichen Projekte/Gruppen:

Responsibilities of the chief scientist:

• invitation of: schiffskoord@awi.de; research@laeisz.de;  polarstern@northernhelicopter.de, medien@awi.de, Stefan.Hain@awi.de (only Antarctic) + PIs of the expeditions scientific working groups.

• Managing the meeting.

• Leading of discussion.

• Preparation of the meeting agenda.

• Time management of the meeting. The meeting should not be longer than 3 hours. Scientific issues and arrangements have to be clarified at another time, preferably before the meeting.

Agenda:

• Short introduction of the meeting participants including name, institution and focus of work.
• AWI ship coordination:
  • Representatives of the ship coordination describe their tasks and introduce contact partners.
    
  • Presentation on logistical aspects and planning requirements
• AWI media department
  • Information about blogs, communication, media etc.
• Introduction of the scientific projects and working groups:
  • The principal investigators of the individual groups describe briefly their scientific projects (5 min max.) with special emphasis on logistics (e.g. use of large devices that may influence handling of the ship, delivery of devices or containers to foreign ports).
• Operational planning:
  • Basis for planning is the document "Einsatzplanung" that has to be discussed in detail and has to be filled out by the chieft scientist as far as possible. This handling ensures that all important issues were addressed and results obtained were stated in written format.
• Helicopters:
  • The participants have to give a realistic estimation on the flight time needed. There is no need to boost flight times.  There are no logistic obstacles, if more flying is required than previously planned. Flying is possible as long weather and working times of the helicopter crews permit.
  • First requirements on scientific flights will be discussed with a representative of the helicopter operator

3.) Captain's meeting

Anchor
Kapitänsgespräch Kapitänsgespräch

A meeting of the captains, the chief scientists, representatives of the logistic department, the shipping company and the helicopter company is held in the Blue Saloon of RV Polarstern a few days prior to departure of a new Arctic or Antarctic season. During this meeting the schedule of the expeditions is discussed in detail and critical questions can be addressed. The chief scientists have to present their expedition by presenting the Einsatzplanung .
AWI ship coordination invites for this meeting and leads the discussion.

Einsatzplanung:

Die Planungsgrundlage "Einsatzplanung" wird Punkt für Punkt durchgesprochen und wo bereits bekannt, vom Fahrtleiter während der Sitzung ausgefüllt. Dadurch werden alle wesentlichen Themen behandelt und ein erstes Ergebnis schriftlich festgehalten.

Helikopter:

Die Teilnehmer geben eine möglichst realistische Abschätzung zu den geplanten Flugstunden ab. Als Flugstunde zählen dabei nur die Zeiten zwischen Abflug und Landung und ggf. Wartezeiten mit laufenden Triebwerken. Arbeitszeiten z.B. auf dem Eis, bei dem der Hubschrauber die Scholle verlässt, zählen nicht dazu. Es gibt keine Notwendigkeit, die Zeiten künstlich in die Höhe zu treiben. Wenn während der Expedition mehr geflogen werden soll und kann, als vorher abgeschätzt, gibt es aus logistischen Gesichtspunkten nichts, was dagegen spricht. Es kann so viel geflogen werden, wie es das Wetter und die Arbeitszeiten der Helikopterbesatzung zulassen.
Details zu den EInsatzbedingungen entnehmen Sie bitte der entsprechenden Seite im Abschnitt "An Bord".

Wenige Tage vor dem Auslaufen zu einer neuen Arktis- oder Antarktis-Saison findet mit den Kapitänen, den Fahrtleitern, der Logistik, der Reederei, dem Helikopterbetreiber und dem wissenschaftlichen Koordinator ein Gespräch im Blauen Salon der Polarstern statt, in dem der Ablauf der Expeditionen besprochen wird und kritische Punkte diskutiert werden können. Dazu stellen die Fahrtleiter anhand der Einsatzplanung ihren Expeditionsabschnitt vor.
Die AWI-Schiffskoordination lädt zu dem Gespräch ein und leitet die Sitzung.

Image Removed