Wie kann ich mich an der Nextcloud anmelden

Für die Anmeldung an der Nextcloud bitte folgenden Link aufrufen: https://nextcloud.awi.de/

Was finde ich vor?

Nach der ersten Anmeldung ergibt sich exemplarisch folgendes Bild

Hinweis: Die Nextcloud dient als Zugang zu unseren zentralen Speichersystemen, um dort gehaltene Daten komfortabel teilen und gemeinsam bearbeiten zu können. Abgesehen davon bietet die Nextcloud einen eigenen Speicher. Verfügbar sind aktuell:

"personal"

• 100 GB Speicherplatz unter Linux-home und Windows-personal
• Kann nur vom Nutzer eingesehen werden

Hinweise:

• Ist der AWI-Account eines Nutzers gesperrt (durch falsche Passworteingabe oder Auslaufen), so hat ein Nutzer, welcher Daten von dem gesperrten Konto freigegeben bekommen hat, keinen Zugriff mehr (es erscheint eine Fehlermeldung und die Ordner/Daten sind nicht mehr sichtbar). Gggf. ist es also sinvoller, ein Projekt anzulegen, sollten die Daten längerfristig zur Verfügung stehen.
  

"Projekte"

• Weiterer Speicher durch Beantragung von Projekten unter cloud.awi.de
• Wenn Projekte in der Nextcloud verwendet werden sollen, muss es dem Helpdesk mitgeteilt werden (Ticket erstellen).
  • EINSCHRÄNKUNGEN
    • Es werden keine Projekte mit >500K Files hinzugefügt.
    • Es ist für kollaborationszwecke vorgehsehen, dass der Projectowner das Projekt eingestellt bekommt und es an alle Projektmitglieder teilt.
    • Bei Fragen zu Projekten ein kurzes Ticket im Helpdesk eröffnen mit dem Anliegen.

Hinweise:

• Dateien die in eine Freigabe hochgeladen werden, gehören auf der Dateiebene dem Inhaber der Freigabe.
• Läuft ein Projekt aus und wird nicht verlängert, so ist auch der Zugriff über die Nextcloud nicht mehr möglich (Ordner wird nicht mehr angezeigt). Weitere Infos zu der Verlängerung von Projekten können hier gefunden werden:
  https://spaces.awi.de/x/Zz5aFQ
  

Alle Ordner Neben Projektordner und "personal"

• 1 GB Speicher
• Hochgeladene Dateien können auf andere Konten in der Nextcloud übertragen werden (Neuer Besitzer)

Weiterer Zugang zu "personal" oder Projektordnern

Neben dem Zugriff über die Nextcloud, kann auch direkt auf die Daten zugegriffen werden.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung

• Windows ( "Netzlaufwerke" )
• Mac ( "mit Server verbinden" )
• Linux ( "smb-Freigabe" )

Mehr Infos diesbezüglich können hier gefunden werden: https://spaces.awi.de/x/Jx1aFQ

Wenn mit der Nextcloud gearbeitet wird, bitte nur über die Freigaben in der Nextcloud arbeiten. Freigaben auf der Dateiebene müssen dann unterlassen werden.

Teilen/Freigeben von Daten

ACHTUNG:

• Wenn Freigaben auf Dateien/Ordner existieren, dürfen die Ursprungsdateien nicht zwischen "personal" oder "Projektordnern" kopiert/verschoben werden. Wenn doch eine Kopier-/Verschiebeaktion getätigt wird, werden alle vorher gesetzten Freigaben gelöscht.
• Ist der AWI-Account eines Nutzers gesperrt (durch falsche Passworteingabe oder Auslaufen), so hat ein Nutzer, welcher Daten von dem gesperrten Konto freigegeben bekommen hat, keinen Zugriff mehr (es erscheint eine Fehlermeldung und die Ordner/Daten sind nicht mehr sichtbar).
• Wenn ein Nutzer Daten mit einem anderen Nutzer teilen möchte, wird das "Teilen-Symbol" verwendet

Quelle: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/en/files/sharing.html

• Es können Nutzer des AWI's angegeben werden oder auch externe Mail-Adressen

• Die erstelle Freigabe kann konfiguriert werden

• löschen der Freigabe

Bei jeder Freigabe erhält der Empfänger der Freigabe eine e-Mail, dass etwas für seine Person freigegeben wurde.

HINWEIS:

• Jeder Nutzer ist für seine Freigabe verantwortlich
• Der Nutzer, welcher die Freigabe erstellt, ist Eigentümer jeder Datei die hochgeladen wird, egal von welchem Nutzer.
• Link Freigaben sollten mit einem Passwort belegt werden
• Link Freigaben sollten ein Ablaufdatum haben

Kollaboratives Arbeiten (Collabora Online)

Achtung:

• Kollaboratives Arbeiten mit der Nextcloud ist nur dann möglich, wenn die Office-Dokumente ausschließlich über die Nextcloud bearbeitet werden.
• Paralleles Arbeiten an Dateien über bspw. Windows Datei-Explorer kann Datenverlust hervorrufen.
• Wenn mit Projekten gearbeitet wird, muss die Freigabe an andere Personen über die Nextcloud erfolgen.
• Wenn eine "externe;nicht angemeldete" Person durch einen Freigabe-Link auf eine Office-Datei Zugriff hat, so erscheint die Person in Collabora als "anonymous", wenn der nachfolgende Namenseingabedialog abgebrochen wurde.
  • 

Speichern von Office-Dokumenten

• Wenn mehr als eine Person an einem Dokument arbeitet, wird das Dokument erst gespeichert, wenn alle das Dokument verlassen haben (Tab schließen).
• Um den momentanen Fortschritt zu speichern, kann die Funktion Datei>Speichern im Dokument ausgewählt werden.
• oder es wird auf den Haken auf der linken Seite im folgenden Screenshot geklickt.

Wie kann ich erkennen, wer gerade in dem Dokument arbeitet?

Sobald mehr als eine Person das Dokument geöffnet hat, erscheint im oberen rechten Bereich ein "Personen Symbol".

Formatierung von Dokumenten

Hinweis:

Collabora ist zur Daten- bzw. Beitragssammlung gedacht. Eine endgültige Formatierung muss nach finaler Beitragserhebung durchgeführt werden. Dazu sollte dann ein natives Microsoft Office verwendet werden. Wird nach einer erfolgreichen Formatierung durch Microsoft Office das Dokument abermals mit OnlyOffice bearbeitet, kann die Formatierung sich von der zuvor in Microsoft Office erstellten Formatierung unterscheiden.

Was habe ich an wen geteilt (Filter)

Es existieren verschiedene Filter mit denen ich steuern kann, was ich in der Ansicht sehen möchte.

How can I log into the Nextcloud

To register on the Nextcloud, please call up the following link: https://nextcloud.awi.de/

What do I find?

After logging in for the first time, the following picture appears as an example.

Note: The Nextcloud serves as access to our central storage systems so that the data stored there can be conveniently shared and processed together. Apart from that, the Nextcloud does not offer its own storage. Currently available:

"personal"

• 100 GB storage space under Linux home and Windows personal
• Can only be viewed by your own

Hints:

If a user's AWI account is blocked (due to incorrect password entry or expiry), a user who has received data from the blocked account will no longer have access (an error message appears and the folders / data are no longer visible). Possibly. So it makes more sense to create a project if the data should be available for a longer period of time.

• Additional storage by applying for projects at cloud.awi.de
• If projects are to be used in the Nextcloud, the helpdesk must be informed (create ticket).
  • LIMITATIONS
    • No projects with> 500K files will be added.
    • It is intended for collaboration purposes that the project owner receives the project and shares it with all project members.
    • If you have any questions about projects, open a short ticket in the helpdesk with your concern.

Hints:

• Files that are uploaded to a share belong to the share owner at the file level.
• If a project expires and is not extended, access via the Nextcloud is no longer possible (folder is no longer displayed). Further information on extending projects can be found here:
  https://spaces.awi.de/x/Zz5aFQ

All folders besides project folder and "personal"

• 1 GB storage
• Uploaded files can be transferred to other accounts in Nextcloud (New owner)

Further access to these folders

In addition to access via the Nextcloud, the data can also be accessed directly.

The following options are available

• Windows ("network drives")
• Mac ("connect to server")
• Linux ("smb share")

More information in this regard can be found here: https://spaces.awi.de/x/Jx1aFQ

If you are working with the Nextcloud, please only work with the shares in the Nextcloud. Approvals at the file level must then be omitted.

Sharing / sharing data

ATTENTION:

• If there are shares in files / folders, the original files must not be copied / moved between "personal"  "Project folder". If a copy / move action is carried out, all previously set shares are deleted.

• If a user's AWI account is blocked (due to incorrect password entry or expiry), a user who has received data from the blocked account no longer has access (an error message appears and the folders / data are no longer visible).

• If a user wants to share data with another user, the "share symbol"is used

Source: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/en/files/sharing.html

• Users of the AWI can be specified or also external mail addresses.

• The created share can be configured
  Share via Link

  Share via Link	Share with user

Each time a share is made, the recipient of the share receives an email that something has been shared with their person.

NOTE:

• Each user is responsible for his share
• The user who creates the share owns every file that is uploaded, regardless of the user.
• Link shares should be assigned a password
• Link shares should have an expiration date

Collaborative Work (Collabora Online)

Attention:

• Collaborative work with Nextcloud is only possible if the Office documents are edited exclusively via Nextcloud.
• Parallel working on files via e.g. Windows File Explorer can cause data loss.
• When working with projects, sharing with other people must be done via Nextcloud.
• If an "external;not logged in" person has access to an Office file through a share link, the person will appear in OnlyOffice as "anonymous" if the subsequent name entry dialog was cancelled.

Saving Office documents

• If more than one person is working on a document, the document will not be saved until everyone has exited the document (close tab).
• To save the current progress, the function File>Save in Document can be selected.
• or click on the tick on the left side in the following screenshot.

How can I tell who is currently working in the document?

As soon as more than one person has opened the document, a "People icon" appears in the upper right area.

Document formatting

Notice:

Collabora is intended for data or contribution collection. Final formatting must be done after final contribution collection. A native Microsoft Office should then be used for this purpose. If after a successful formatting by Microsoft Office the document is edited again with OnlyOffice, the formatting may differ from the formatting previously created in Microsoft Office.

What did I share with whom (filter)

There are several filters that I can use to control what I want to see in the view.