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Wie kann ich mich an der Nextcloud anmelden

Für die Anmeldung an der Nextcloud bitte folgenden Link aufrufen: https://nextcloud.awi.de/

Was finde ich vor

Nach der ersten Anmeldung ergibt sich exemplarisch folgendes Bild


"personal"

  • 100 GB Speicherplatz
  • Kann nur vom Nutzer eingesehen werden

"projects"

  • Variabler Speicher durch Beantragung von Projekten unter cloud.awi.de

"projects-dmz"

  • Variabler Speicher durch Beantragung von Projekten unter cloud.awi.de

Quota (Speicherplatzbegrenzung)

Die Quota unten links im Bild zeigt den Speicherplatz im Einstiegsordner an. Alle anderen Ordner sind von dieser Quota unberührt.

Hinweis: Ein Erstellen von Dateien und Ordnern im Einstiegsordner ist nicht erlaubt.

Weiterer Zugang zu diesen Ordnern

Neben dem Zugriff über die Nextcloud kann auch direkt auf die Daten zugegriffen werden, da die Daten nicht in der Nextcloud liegen.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung

  • Windows ( "Netzlaufwerke" )
  • Mac ( "mit Server verbinden" )
  • Linux ( "smb-Freigabe" )

Freigabe auf dieser Ebene... Keine Zugriffsrechte vergeben

Teilen/Freigeben von Daten

ACHTUNG: Wenn Freigaben auf Dateien/Ordner existieren, dürfen die Ursprungsdateien nicht zwischen "personal", "projects" oder "projects-dmz" kopiert/verschoben werden.

Wenn doch eine Kopier-/Verschiebeaktion getätigt wird, werden alle vorher gesetzten Freigaben gelöscht.

  • Wenn ein Nutzer Daten mit einem anderen Nutzer teilen möchte, wird das "Teilen-Symbol" verwendet

Quelle: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/en/files/sharing.html

  • Es können Nutzer des AWI's angegeben werden oder auch externe Mail-Adressen

  • Die erstelle Freigabe kann konfiguriert werden

  • löschen der Freigabe

Bei jeder Freigabe erhält der Empfänger der Freigabe eine e-Mail, dass etwas für seine Person freigegeben wurde.

HINWEIS:

  • Jeder Nutzer ist für seine Freigabe verantwortlich
  • Der Nutzer, welcher die Freigabe erstellt, ist Eigentümer jeder Datei die hochgeladen wird, egal von welchem Nutzer.
  • Link Freigaben sollten mit einem Passwort belegt werden
  • Link Freigaben sollten ein Ablaufdatum haben

Kollaboratives Arbeiten (OnlyOffice)

Achtung:

  • Kollaboratives Arbeiten mit der Nextcloud ist nur dann möglich, wenn die Office-Dokumente ausschließlich über die Nextcloud bearbeitet werden.
  • Paralleles Arbeiten an Dateien über bspw. Windows Datei-Explorer kann Datenverlust hervorrufen.
  • Wenn mit Projekten gearbeitet wird, muss die Freigabe an andere Personen über die Nextcloud erfolgen.
  • Wenn eine Person durch einen Freigabe-Link auf eine Datei Zugriff hat, so erscheint die Person in OnlyOffice als "anonymous".

Speichern von Office-Dokumenten

  • Wenn mehr als eine Person an einem Dokument arbeitet, wird das Dokument erst gespeichert, wenn alle das Dokument verlassen haben (Tab schließen ).
  • Um den momentanen Fortschritt zu speichern, kann die Funktion Datei>Speichern im OnlyOffice-Dokument ausgewählt werden



Wie kann ich erkennen, wer gerade in dem Dokument arbeitet?

Sobald mehr als eine Person das Dokument geöffnet hat, erscheint im oberen rechten Bereich ein "Personen Symbol". Klick!


Formatierung von Dokumenten

Hinweis

OnlyOffice ist zur Daten- bzw. Beitragssammlung gedacht. Eine endgültige Formatierung muss nach finaler Beitragserhebung durchgeführt werden. Dazu sollte dann ein natives Microsoft Office verwendet werden. Wird nach einer erfolgreichen Formatierung durch Microsoft Office das Dokument abermals mit OnlyOffice bearbeitet, kann die Formatierung sich von der zuvor in Microsoft Office erstellten Formatierung unterscheiden.

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