Onboard duties of the cruise leader
(Excerpt from the ship management contract; attachment 9)
a) Determination of the route and the work processes after consultation with the captain.
b) Coordination of a smooth cooperation of the different groups. The cruise leader is authorised to give instructions for the scientific personnel and other persons who are onboard on behalf of AWI.
c) Adaption of the programme to weather and ice conditions or to findings from the previous work. He may therefore change the scientific working plan insofar as the available time is not exceeded and safety not affected.
d) Assigning the accomodation and work place to the scientific participants.
e) Supervision of the laboratories. Usage of the laboratories is overseen by the cruise leader. Technical support for the laboratories is provided by the crew.
f) Securing a smooth life onboard. In order to keep cleanliness and order onboard the cruise leader oversees the Im Interesse von Sauberkeit und Ordnung an Bord achtet der Fahrtleiter auf die Einhaltung der allgemeinen Ordnung und eine pflegliche Behandlung der Kammern und Labore durch die Fahrtteilnehmer.
g) Repräsentation der POLARSTERN und des AWI beim Aufenthalt in fremden Häfen gegenüber wissenschaftlichen Institutionen sowie gemeinsam mit dem Kapitän gegenüber Landbehörden und der Vertretung der Bundesrepublik Deutschland.
h) Information über den Fahrtverlauf. An Bord veranstaltet der Fahrtleiter Informations- und Planungstreffen und verteilt einen Arbeitsplan. Zur Information nach außen verfasst er die Wochenberichte und den Fahrtbericht.
i) An Bord entscheidet der Fahrtleiter in Absprache mit dem Kapitän und dem Flugbetriebsleiter an Bord über den Helikoptereinsatz und zeichnet die Fluganweisungen ab.
j) Leistungen der Agenten in ausländischen Häfen dürfen nur vom Fahrtleiter, dem Kapitän oder der AWI-Logistik geordert werden. Private Beanspruchung von Dienstleistungen oder anderer Unterstützung durch den Hafenagenten müssen von dem jeweiligen Expeditionsteilnehmer selbst und direkt bezahlt werden.
k) Der Fahrtleiter hat die Möglichkeit an Bord Gäste zu bewirten. Dies erfolgt in Absprache mit dem Kapitän über die Schiffs-Wirtschaft.
l) Sofern es die Durchführung der Reise erfordert, übernimmt der Fahrtleiter bei Erreichen des Einsatzgebiets die Waffen vom Kapitän und gibt sie nach Verlassen wieder zurück. Während des Aufenthalts im Einsatzgebiet ist der Fahrtleiter für die sachgemäße Handhabung der Waffen verantwortlich.
Weitere Aufgaben, die über die im Bereederungsvertrag genannten hinausgehen:
- Organisation von Shuttlebussen im Hafen, analog zum Schiffsshuttle.
- Organisation des Gruppentransfers zum Flughafen/Hotel (Gruppenflug)
- Klärung offener Fragen der Teilnehmer ggf. mit der Agentur (z.B. last minute Beschaffungen, organisatorisches, etc.)
- Der Fahrtleiter erstellt ein Arbeitsprogramm in Absprache mit dem Kapitän und den Fahrtteilnehmern. Das Programm wird elektronisch bekannt gemacht. Darüber hinaus informiert der Fahrtleiter die Fahrtteilnehmer in Besprechungen und koordiniert Anforderungen an die Besatzung. Der Fahrtleiter organisiert auch gesellschaftliche Veranstaltungen wie Vorträge oder die Verabschiedung am Ende der Reise.
- Klären der Raucherregelung zu Beginn der Fahrt
- Einladung des Kapitäns zum Abschlussgespräch am Ende der Expedition
Responsibilities of the cruise leader
Die Fahrtleitung ist grundsätzlich verantwortlich für alle Expeditionsteilnehmer. Das betrifft u.a. diese Bereiche:
- Fürsorge und Gesundheit
- Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeits- und Ruhezeiten
- Einhaltung der Vorschriften zum Arbeitsschutz an Deck in den Laboren und sonstigen Räumen, auf dem Eis, bei Land/Schelfarbeiten, usw..
- Einhaltung Gesundheitsfürsorge Alkohol & Rauchen
- Diplomatische Anträge Meeresforschung.
Beantragung, Einhaltung der Auflagen, Nachberichterstattung - Einhaltung der Auflagen des Umweltbundesamtes
- Einhaltung lokaler Regularien bei Arbeiten an Land (z.B.Grönland)
- Einhaltung der Regelungen des Antarktisvertrages nebst Protokollen
- Dokumentation Teilnahme Umweltschutzseminar
- Einhaltung Bild- und Namenrechte
- Freigabe von Medienveröffentlichungen im Sinne des AWI (K & M)
- Einhaltung der Kommunikationsrichtlinien des AWI (K & M)
- Ordnung und Sicherheit der Expeditionsteilnehmer
- Zustand der Kammern, Freizeiträume und allg.Verhalten an Bord
- Kommunikation mit dem AWI (Logistikabteilung) bei Vorfällen und Notfällen
- Fürsorge und Gesundheit
Da die Fahrtleitung nicht zu jedem Zeitpunkt überall zugegen sein kann, müssen bestimmte Aufgaben organisatorisch auf mehrer Schultern verteilt werden. Die Organisation und regelmäßige Überprüfung der getroffenen Regelungen obliegt der Fahrtleitung.
Es kann auch eine stellvertretender Fahrtleitung ernannt werden, die die Aufgaben und Verantwortung der Fahrtleitung im Falle von Abwesenheiten übernimmt.
Aufgaben u. Verantwortungen können an Gruppenleiter oder beauftragte Personen übertragen, bzw. delegiert werden. Die Übertragung muss schriftlich dokumentiert werden mit Thema, Aufgaben, Name, Datum, Unterschrift beider Parteien.
Die Verantwortung in den jeweiligen Bereichen reicht u.a. bis in arbeits-, haftungs- und ggf. strafrechtliche Bereiche. Eine private Haftung jedes Fahrtteilnehmers in seinem jeweiligen Verantwortungsbereich ist je nach Umstand nicht ausgeschlossen! Der jeweilige Arbeitgeber ist nicht in jedem Fall haftbar.
Es gilt grundsätzlich die gesamte deutsche Gesetzgebung an Bord.