Wie kann ich mich an der Nextcloud anmelden

Für die Anmeldung an der Nextcloud bitte folgenden Link aufrufen: https://nextcloud.awi.de/

Was finde ich vor

Nach der ersten Anmeldung ergibt sich exemplarisch folgendes Bild

"personal"

• 100 GB Speicherplatz
• Kann nur vom Nutzer eingesehen werden

"projects"

• Variabler Speicher durch Beantragung von Projekten unter cloud.awi.de

Quota (Speicherplatzbegrenzung)

Die Quota unten links im Bild zeigt den Speicherplatz im Einstiegsordner an. Die Ordner "personal" und "projects" sind von dieser Quota unberührt.

Hinweis: Ein erstellen von Dateien und Ordnern im Einstiegsordner ist nicht erlaubt.

Weiterer Zugang zu diesen Ordnern

Neben dem Zugriff über die Nextcloud, kann auch direkt auf die Daten zugegriffen werden, da die Daten nicht in der Nextcloud liegen.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung

• Windows ( "Netzlaufwerke" )
• Mac ( "mit Server verbinden")
• Linux ( "smb Freigabe" )

Teilen/Freigeben von Daten

ACHTUNG: Wenn Freigaben auf Dateien/Ordner existieren, dürfen die Ursprungsdateien nicht zwischen "personal" und "projects" kopiert/verschoben werden.

Wenn doch eine Kopier-/Verschiebeaktion getätigt wird, werden alle vorher gesetzten Freigaben gelöscht.

• Wenn ein Nutzer Daten mit einem anderen Nutzer teilen möchte, wird das "Teilen-Symbol" verwendet

Quelle: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/en/files/sharing.html

• Es können Nutzer des AWI's angegeben werden oder auch externe Mail-Adressen

• Die erstelle Freigabe kann konfiguriert werden

• löschen der Freigabe

Bei jeder Freigabe erhält der Empfänger der Freigabe eine e-Mail, dass etwas für seine Person freigegeben wurde.

HINWEIS:

• Jeder Nutzer ist für seine Freigabe verantwortlich
• Der Nutzer, welcher die Freigabe erstellt, ist Eigentümer jeder Datei die hochgeladen wird, egal von welchem Nutzer.
• Link Freigaben sollten mit einem Passwort belegt werden
• Link Freigaben sollten ein Ablaufdatum haben

Kollaboratives Arbeiten (OnlyOffice)

Achtung:

• Kollaboratives Arbeiten mit der Nextcloud ist nur dann möglich, wenn alle Office-Dokumente über die Nextcloud bearbeitet werden.
• Gleichzeitiges Arbeiten an Dateien über bspw. Windows Datei-Explorer kann Datenverlust hervorrufen.
• Wenn mit Projekten gearbeitet wird, muss die Freigabe an andere Personen über die Nextcloud erfolgen.
• Wenn eine Person durch einen Freigabe-Link auf eine Datei Zugriff hat, so erscheint die Person im Dokument als "anonymous".

Speichern von Office-Dokumeten

• Wenn mehr als eine Person an einem Dokument arbeitet, wird das Dokument erst gespeichert, wenn alle das Dokument verlassen haben( Tab schließen ).
• Um den momentanen Fortschritt zu speichern kann die Funktion Datei>Speichern im OnlyOffice Dokument ausgewählt werden

Wie kann ich erkennen, wer gerade in dem Dokument arbeitet?

Sobald mehr als eine Person das Dokument geöffnet hat, erscheint im oberen rechten Bereich ein "Personen Symbol". Klick!

Formatierung von Dokumenten

Hinsweis

OnlyOffice ist zur Daten bzw. Beitragssammlung gedacht. Eine endgültige Formatierung muss nach finaler Beitragserhebung durchgeführt werden. Dazu sollte dann ein natives Microsoft Office verwendet werden. Wird nach einer erfolgreichen Formatierung durch Microsoft Office das Dokument abermals mit OnlyOffice bearbeitet, kann die Formatierung sich von der zuvor in Microsoft Office erstellten Formatierung unterscheiden.

Erklärung Ordnerstruktur

• • • • Nextcloud ist eine Brücke zu den Daten
        • Daten liegen auf der ISILON
      • Zugriffe auf Personal
        • Windows
        • Linux
        • Mac
        • Nextcloud
      • Zugriffe auf Projekte (Mehrere  Projektordner)
        • Windows
        • Linux
        • Mac
        • Nextcloud
• Erklärung Teilen von Daten
  • Vorher entscheiden von wo geteilt wird ( Personal/Projekte )
    • Freigaben verschwinden nach dem Kopieren auf einen anderen Mount
  • Teilen an AWI Nutzer (Nutzer mit AWI Account)
    • Freigabeoptionen
      • Bearbeitung erlauben
      • Erstellen erlauben
      • Löschen erlauben
      • Weiterteilen erlauben
      • Ablaufdatum setzen
      • Notiz an Empfänger
  • Teilen an Externe (Nutzer ohne AWI Account)
    • Freigabeoptionen
      • schreibgeschützt
      • Hochladen und Bearbeiten erlauben
      • Datei ablegen (Nur hochladen)
      • ...
    • Risiken
      • Ablaufdatum setzen
      • Passwort setzen
• Erklärung kollaboratives Arbeiten (Only Office)
  • Nur in OnlyOffice mögich
    • Nicht möglich wenn der Office auf dem Rechner bnenutzt und der andere OnlyOffice
    • Nur die Webanwendung wird unterstützt nicht die Desktopanwendung (?????)
  • Grenzen der Zusammenarbeit
    • Projekte mit Berechtigungen über cloud.awi.de
      • Freigaben nur durch die Nextcloud
    • Anonyme externe Personen (per Freigabe Link)
  • Formatierung am Ende mit nativen Office
  • Speichern des Dokuments
    • ALLE Nutzer verlassen das Dokument  (Schließen des Tabs)
    • Datei→Speichern
      • VORSICHT: Derzeitiger Stand wird gespeichert
• Anzeigemöglichkeiten der Freigaben
  • Von dir geteilt
  • Mit dir geteilt
  • über einen Link geteilt
• Benachrichtigungen
  • Aktivitäten
    • InApp
    • Mail
• Umfangreiche Arbeitsbereiche
  • Wofür ist das da
  • readme.md
• Sync Client