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Wie kann ich mich an der Nextcloud anmelden

Für die Anmeldung an der Nextcloud bitte folgenden Link aufrufen: https://nextcloud.awi.de/

Was finde ich vor?

Nach der ersten Anmeldung ergibt sich exemplarisch folgendes Bild

Hinweis: Die Nextcloud dient als Zugang zu unseren zentralen Speichersystemen, um dort gehaltene Daten komfortabel teilen und gemeinsam bearbeiten zu können. Abgesehen davon bietet die Nextcloud keinen eigenen Speicher. Verfügbar sind aktuell:

"personal"

  • 100 GB Speicherplatz unter Linux-home und Windows-personal
  • Kann nur vom Nutzer eingesehen werden

Hinweise:

  • Ist der AWI-Account eines Nutzers gesperrt (durch falsche Passworteingabe oder Auslaufen), so hat ein Nutzer, welcher Daten von dem gesperrten Konto freigegeben bekommen hat, keinen Zugriff mehr (es erscheint eine Fehlermeldung und die Ordner/Daten sind nicht mehr sichtbar). Gggf. ist es also sinvoller, ein Projekt anzulegen, sollten die Daten längerfristig zur Verfügung stehen.

"projects", "projects-xyz"

  • Weiterer Speicher durch Beantragung von Projekten unter cloud.awi.de

Hinweise:

  • Da die Nextcloud keinen eigenen Speicher bietet, können im Einstiegsordner keine Dateien oder Ordner abgelegt werden. Der unten links angezeigte Verbrauch ("Quota") hat keine Bedeutung.
  • Dateien die in eine Freigabe hochgeladen werden, gehören auf der Dateiebene dem Inhaber der Freigabe.
  • Läuft ein Projekt aus und wird nicht verlängert, so ist auch der Zugriff über die Nextcloud nicht mehr möglich (Ordner wird nicht mehr angezeigt). Weitere Infos zu der Verlängerung von Projekten können hier gefunden werden:
    https://spaces.awi.de/x/Zz5aFQ


Weiterer Zugang zu diesen Ordnern

Neben dem Zugriff über die Nextcloud kann auch direkt auf die Daten zugegriffen werden, da die Daten nicht in der Nextcloud liegen.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung

  • Windows ( "Netzlaufwerke" )
  • Mac ( "mit Server verbinden" )
  • Linux ( "smb-Freigabe" )

Mehr Infos diesbezüglich können hier gefunden werden: https://spaces.awi.de/x/Jx1aFQ

Wenn mit der Nextcloud gearbeitet wird, bitte nur über die Freigaben in der Nextcloud arbeiten. Freigaben auf der Dateiebene müssen dann unterlassen werden.

Teilen/Freigeben von Daten

ACHTUNG:

  • Wenn Freigaben auf Dateien/Ordner existieren, dürfen die Ursprungsdateien nicht zwischen "personal", "projects" oder "projects-dmz" kopiert/verschoben werden. Wenn doch eine Kopier-/Verschiebeaktion getätigt wird, werden alle vorher gesetzten Freigaben gelöscht.
  • Ist der AWI-Account eines Nutzers gesperrt (durch falsche Passworteingabe oder Auslaufen), so hat ein Nutzer, welcher Daten von dem gesperrten Konto freigegeben bekommen hat, keinen Zugriff mehr (es erscheint eine Fehlermeldung und die Ordner/Daten sind nicht mehr sichtbar).
  • Wenn ein Nutzer Daten mit einem anderen Nutzer teilen möchte, wird das "Teilen-Symbol" verwendet

Quelle: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/en/files/sharing.html

  • Es können Nutzer des AWI's angegeben werden oder auch externe Mail-Adressen

  • Die erstelle Freigabe kann konfiguriert werden

  • löschen der Freigabe

Bei jeder Freigabe erhält der Empfänger der Freigabe eine e-Mail, dass etwas für seine Person freigegeben wurde.

HINWEIS:

  • Jeder Nutzer ist für seine Freigabe verantwortlich
  • Der Nutzer, welcher die Freigabe erstellt, ist Eigentümer jeder Datei die hochgeladen wird, egal von welchem Nutzer.
  • Link Freigaben sollten mit einem Passwort belegt werden
  • Link Freigaben sollten ein Ablaufdatum haben

Kollaboratives Arbeiten (OnlyOffice)

Achtung:

  • Kollaboratives Arbeiten mit der Nextcloud ist nur dann möglich, wenn die Office-Dokumente ausschließlich über die Nextcloud bearbeitet werden.
  • Paralleles Arbeiten an Dateien über bspw. Windows Datei-Explorer kann Datenverlust hervorrufen.
  • Wenn mit Projekten gearbeitet wird, muss die Freigabe an andere Personen über die Nextcloud erfolgen.
  • Wenn eine "externe;nicht angemeldete" Person durch einen Freigabe-Link auf eine Office-Datei Zugriff hat, so erscheint die Person in OnlyOffice als "anonymous", wenn der nachfolgende Namenseingabedialog abgebrochen wurde.

Speichern von Office-Dokumenten

  • Wenn mehr als eine Person an einem Dokument arbeitet, wird das Dokument erst gespeichert, wenn alle das Dokument verlassen haben (Tab schließen ).
  • Um den momentanen Fortschritt zu speichern, kann die Funktion Datei>Speichern im OnlyOffice-Dokument ausgewählt werden



Wie kann ich erkennen, wer gerade in dem Dokument arbeitet?

Sobald mehr als eine Person das Dokument geöffnet hat, erscheint im oberen rechten Bereich ein "Personen Symbol". Klick!


Formatierung von Dokumenten

Hinweis:

OnlyOffice ist zur Daten- bzw. Beitragssammlung gedacht. Eine endgültige Formatierung muss nach finaler Beitragserhebung durchgeführt werden. Dazu sollte dann ein natives Microsoft Office verwendet werden. Wird nach einer erfolgreichen Formatierung durch Microsoft Office das Dokument abermals mit OnlyOffice bearbeitet, kann die Formatierung sich von der zuvor in Microsoft Office erstellten Formatierung unterscheiden.


Was habe ich an wen geteilt (Filter)

Es existieren verschiedene Filter mit denen ich steuern kann, was ich in der Ansicht sehen möchte.

  • No labels