Outward journay
Germany
Journey to the ship (Lloydwerft, Bremerhaven) has to be arranged by the participants themselves.
Going onboard will take place on the day of departure at a certain time. The cruise leader will inform participants about the schedule.
Following rules apply to family members visiting Polarstern:
Only 2 family members per participants may visit the ship. They have to be registered by AWI ship coordination before the expediton start.
Infants, persons with limited mobility and animals cannot visit the ship because of risk of accident.
Non-registered visitors, private vehicles and taxi are not allowed on the shipyard.
Transfer of people and luggage from the shipyards entry to the ship is organized with a shuttle bus.
Ausland
Reisen Sie rechtzeitig an und planen Sie Verspätungen großzügig mit ein.
Im Zweifelsfall ist eine Hotelübernachtung sinnvoller, als ein durch Sie verschuldeter, verspäteter Expeditionsstart.
Einschiffen
Das Einschiffen der Teilnehmer findet am Tag des Auslaufens in einem festgelegten Zeitraum statt. Die Teilnehmer werden rechtzeitig vom Fahrtleiter informiert.
Aufgrund intern. Sicherheitsbestimmungen (ISPS) müssen sie jederzeit mit Personen- und Gepäckkontrollen rechnen. Es dürfen keine Waffen, Sprengstoffe, Drogen oder Alkohol an Bord gebracht werden. Personen, welche den vorher genannten Maßnahmen zuwiderhandeln, kann der Zutritt zum Schiff verwehrt werden.
Flug
Meistens wird in Absprache mit dem Fahrtleiter ein AWI-Gruppenflug organisiert. Teilnehmer deutscher Institute können auf eigene Rechnung am AWI-Gruppenflug in ausländische Häfen teilnehmen. Generell findet die Anfahrt zum Flughafen in Deutschland individuell statt. Falls notwendig und sinnvoll, werden die Anreise und ggf. Hotel für AWI-Gruppenflugreisende gesammelt durch die AWI-Logistik organisiert.
Wissenschaftliche Ausrüstung im Handgepäck kann zu ernsthaften Schwierigkeiten an Flughäfen führen und ist daher in Ihrem eigenen Interesse zu vermeiden.
Hotel
Ein Gruppenhotel wird in Absprache mit dem Fahrtleiter von der AWI-Logistik gebucht.
Hotelübernachtungen müssen von allen Fahrtteilnehmern vor Ort selbst bezahlt werden.
AWI Mitarbeiter rechnen später über die Reisekostenabrechnung ab. Bei der Beantragung der Dienstreise kann ein Vorschuss beantragt werden.
Transfer Flughafen – Gruppenhotel - Schiff
Dieser Transfer wird zwischen Fahrtleiter, AWI-Logistik und Agentur abgestimmt und von der AWI-Logistik bezahlt. Alle Gruppenreisenden werden von einer später benannten Sammelstelle (meist Gruppenhotel) gemeinsam zum Schiff gebracht. Individuell ausgewählte Hotels werden nicht angefahren.
Transfer Schiff - Stadt - Schiff
Der Fahrtleiter kann für die Hafenliegezeit über die Agentur einen regelmäßig fahrenden Shuttlebus Schiff – Stadt und zurück auf AWI-Logistik Kosten organisieren (z.B. 08:00Uhr, 13:00Uhr, 18:00Uhr, 23:00Uhr).
Darüber hinaus organisiert auch der Kapitän einen Service für die Besatzung. Die Zeiten sind daher zwischen Kapitän und Fahrtleiter abzustimmen.
Individuelle Anreise
Sollten Sie im Ausland individuell anreisen, finden Sie sich bitte pünktlich an der Sammelstelle (meist Gruppenhotel) ein. Von dort werden Sie zusammen mit den Gruppenreisenden zum Schiff gebracht. Die Anreise bis zum Sammelpunkt organisieren und zahlen Sie bitte selbst. Agenturshuttle sind nicht vorgesehen und müssen ggf. selbst gezahlt werden. Informationen erhalten Sie vor Ort vom Fahrtleiter oder bei der Agentur.
Informationen für Fahrtleiter
Bitte halten Sie Kontakt zu allen Expeditionsteilnehmern und informieren Sie alle über die Abholungsorte und -zeiten.
Individuelle Abholungen oder Anfahrten zu anderen Hotels sind nicht erwünscht, alle Teilnehmer sollen sich im Gruppenhotel einfinden.
Ausnahmsweise kann davon abgewichen werden, wenn das Hotel ausgebucht ist und daher nicht alle Teilnehmer in einem Hotel untergebracht werden können.
Die Fahrer der Shuttlebusse sind sehr hilfsbereit und geschäftstüchtig. Auf einfachen Zuruf ist ein Transfer gebucht und wird dann später auch gegenüber dem AWI abgerechnet. Diese individuelle Kleinbusnutzung auf Kosten der AWI-Logistik ist nicht erwünscht. Weisen Sie alle Teilnehmer darauf hin, dass die Transfers mit dem Shuttle Bus, die über die oben beschriebenen Leistungen hinausgehen, eigenständig vor Ort selbst bezahlt werden müssen. Die Shuttlebusse sind recht teuer und die AWI-Logistik übernimmt nur die oben genannten Kosten. Darüber hinausgehende Transporte/“Taxifahrten“ müssen von allen Teilnehmern vor Ort selbst gezahlt werden. AWI Mitarbeiter können die Kosten ggf. über die eigene Reisekostenabrechnung verrechnen. Grundsätzlich gilt das Bundesreisekostengesetz. Fragen Sie die Agentur nach einem kostengünstigen Taxiunternehmen.