Einsatzplanung FS Polarstern
Das Dokument „Einsatzplanung“ dient als zentrale Sammelstelle für die verschiedenen logistisch relevanten Anforderungen der Fahrtleitung, bzw. der Gruppen sowie der Abteilung Logistik & Forschungsplattformen an Schiff und Reederei.
Die Einsatzplanung wird vor Expeditionsbeginn zum offiziellen Fahrtauftrag der AWI-Schiffskoordination an die Reederei.
Ziel ist es, die wichtigen Informationen aus zahlreichen E-Mails der Teilnehmer an den Fahrtleiter und die Schiffskoordination in einem Dokument zu bündeln.
Dem Fahrtleiter kommt dabei eine besondere Rolle zu, denn auch er muss über die in der Einsatzplanung behandelten Themen in der Expeditionsvorbereitung jederzeit auskunftsfähig sein. Es ist die gemeinsame Aufgabe von Fahrtleitung und Schiffskoordination, dafür Sorge zu tragen, dass alle Positionen zum Expeditionsbeginn geklärt sind.
Die Einsatzplanung wird erstmalig vom Fahrtleiter während der Fahrtplanungssitzung ausgefüllt und unmittelbar danach an die AWI-Schiffskoordination geschickt.
Nach der Planungssitzung wird die Einsatzplanung von der AWI-Schiffskoordination in einem Cloudspeicher abgelegt.
Fahrtleiter und AWI-Schiffskoordination können dann parallel an dem Dokument arbeiten.
Der Fahrtleiter sammelt die Anforderungen der Fahrtteilnehmer und stimmt die Machbarkeit mit der AWI-Schiffskoordination ab. Dann trägt er die Informationen in die Einsatzplanung ein.
Es darf nur eine einzige Datei/Einsatzplanung in dem Cloudspeicher geben. Das Arbeiten in lokalen Kopien ist nicht zulässig, da dann keine Parallelbearbeitung möglich ist und es zu Versionsdurcheinander kommen kann.
Das Format der Einsatzplanung darf nicht geändert werden! Das Formular ist Bestandteil der schifffahrtsrechtlich vorgeschriebenen ISM-Dokumente des Schiffes. Diese sind vom BSH genehmigt und dürfen nicht ohne Rücksprache geändert werden.
3 Wochen vor Expeditionsbeginn wird die Bearbeitung beendet und das Dokument nach Abstimmung mit der Fahrtleitung von der AWI-Schiffskoordination als verbindliche Fahrtanweisung an die Reederei geschickt.
Bis zu diesem Zeitpunkt können auch Kommentare, Fragen und Hinweise in das Formular aufgenommen werden. Danach werden diese Fragen, Hinweise und Kommentare von der Schiffskoordination gelöscht.
Die AWI-Schiffskoordination macht ggf. eigenverantwortliche Änderungen, damit der Status des Dokumentes von einer flexiblen Planungsunterlage zu einem verbindlichen Fahrtauftrag vollzogen werden kann.