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Diplomatic proposals (Cruise leader)

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Diplomatische Diplomatische

The international law of the sea allows contracting member states to conduct scientific research in territorial waters of other contracting member states. The contracting members states are strongly requested to authorise such undertakings eventhough restrictions or limitations may be placed. Prerequisite for an authorisation is a proposal for marine research that has to be submitted via the diplomatic way.

RV Polarstern is flying the official federal flag as a ship of the Federal Republic of Germany.

The diplomatic meaning of this is:
The Federal Republic of Germany would like to enter the territorital waters of lets say Spain with its research vessel Polarstern under the leadership of the cruise leader XY and the Alfred Wegener Insitute for conduction of scientific research.

Accordingly, the proposal is handed over by AWI to the Federal Foreign Office. After assessment the proposal is sent to the German embassy in the country of destination (in this case Spain). The embassy assesses anew and hands over the proposal  to the Spanish Department of Foreign Affairs with a "Note Verbale". The ministry distributes the proposal for evaluation to the national responsible authorities.
The responses are collected again in the Spanish Department of Foreign Affairs, bundled up as a an authorisation (if so with obligations) and sent back to AWI via the German Embassy and the Federal Foreign Office.
This is a highly formal procedure and requires carefulness and sufficient lead time.

Deadlines

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Fristen Fristen

• • The cruise leader is responsible for meeting the deadlines for research proposals.
    

  • Deadlines for processing of the diplomatic research proposals by the different states may be found in the document "Zielanforderungsliste“ of the Federal Foreign Office. About 3 weeks of processing time with AWI ship coordination and in the Federal Foreign Office have to be reckoned in addition to the deadlines named in the document. In principle, deadlines of 6 month plus 3 weeks have to be assumed.

  • The document "Zielanforderungsliste" also contains helpful information about special requirements by single states.

Necessary forms

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Formulare Formulare

• • Relevant current forms are handed out upon request by AWI ship coordination.

  • Please do not use old forms in order to avoid complications because the states may have changed their requirements.
    

  • Some states demand special proposals or proposals in the national language. See the document "Diplomatic proposals (Cruise leader)".
    
    

Handing in proposals

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Ausstellung Ausstellung

• • Proposals are handed over by the logistic coordinater in the name of the cruise leader for sake of consistency towards the Federal Foreign Office and the embassies abroad and ensurance of permanent contact persons .
    

  • The cruise leader fills in the proposal in the required language and sends it to the logistic coordinator in due time.
    

  • The logistic coordinator evaluates the proposal, clarifies possible inquiries, signs the proposal in the name of the cruise leader and sends it to the Federal Foreign Office. He also takes over all communication concerning this matter.
    

  • Direct contacting of the cruise leader with the authorities apart from AWI does only take place in exceptional cases and after consultation with the logistic coordinator.
    

  • Copies of the proposals will be sent to the captain and the cruise leader via Email by AWI ship coordination in good time before the beginning of the excursion

  • Um gegenüber dem Auswärtigen Amt und den Botschaften im Ausland ein einheitliches Bild und Konstanz bei den Ansprechpartnern zu gewährleisten, stellt der Logistische Koordinator die Anträge im Namen des Fahrtleiters.

  • Der Fahrtleiter füllt den Antrag in der geforderten Sprache vollständig aus und schickt ihn rechtzeitig an den Logistischen Koordinator.

  • Dieser überprüft den Antrag, klärt ggf. Rückfragen mit dem Fahrtleiter, unterschreibt in dessen Namen und schickt den Antrag an das Auswärtige Amt. Ebenso übernimmt er diesbezüglich zunächst alle weitere Kommunikation.

  • Direkter Kontakt des Fahrtleiters mit den bearbeitenden Stellen außerhalb des AWI findet nur in Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit dem Logistischen Koordinator statt. 

  • Eine Kopie der Anträge wird dem Kapitän und dem Fahrtleiter rechtzeitig vor Expeditionsbeginn per E-Mail von der AWI-Schiffskoordination zugeschickt.
    
    

EnRoute Datenerhebung - Dauermessung

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En En

• • Unabhängig von einzelnen Expeditionen finden Dauermessungen an Bord statt, so genannte EnRoute Messungen.

  • Stationszeit ist dafür nicht nötig.

  • Die Messungen finden im Bereich 0 bis 200 sm der entsprechenden Hoheitsgebiete statt, je nach geplanter Fahrtroute der Fahrtleitung.

  • Diese Messungen müssen in die diplomatischen Anträge aufgenommen werden.

  • Zu den EnRoute Daten gehören:

    • Luftmessungen

    • Seewassermessungen

    • Meteorologische Messungen

    • Beobachtung endothermer Tiere („Walbeobachtung“)

    • Messung von Meeresströmungen (ADCP)

    In den Antragsformularen ist ein entsprechender Textteil und Listeneinträge vorausgefüllt. Nur die Abstände müssen von der Fahrtleitung angepasst werden.
    
    

Genehmigungen

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Genehmigungen Genehmigungen

• • Eingehende Genehmigungen sammelt der Logistische Koordinator und leitet sie rechtzeitig vor Expeditionsbeginn an den Kapitän und den Fahrtleiter weiter.

  • Bei Rückfragen findet die Kommunikation über den Logistischen Koordinator statt.

  • Es ist üblich, dass Genehmigungen erst wenige Tage vor Expeditionsbeginn eintreffen. Auch das Auswärtige Amt überwacht die Fristen und Expeditionsstarts, so dass Sie mit einer rechtzeitigen Rückmeldung rechnen können.
    
  • Gerne können Sie bei der AWI-Schiffskoordination einen Sachstand erfragen.
  • Völlig aussichtslos und eher kontraproduktiv ist angesichts des komplizierten diplomatischen Verfahrens ungehöriges Drängen auf eine Entscheidung.
    

Auflagen und Nachberichterstattung

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Auflagen Auflagen

• • Alle den Genehmigungen zu entnehmenden Auflagen sind durch den Fahrtleiter und ggf. den Kapitän zu erfüllen. Der Fahrtleiter arbeitet dabei eng mit dem Kapitän zusammen.

  • Speziell die Berichterstattung nach Expeditionsende obliegt allein dem Fahrtleiter. Dieser berichtet fristgerecht direkt an die in der Genehmigung genannten Stellen mit Kopie an Schiffskoord@awi.de und das Auswärtige Amt. 

  • Das Auswärtige Amt überwacht die Auflagen und Fristen. Einer Nachfrage durch das Auswärtige Amt ist durch frühzeitige Berichterstattung in jedem Fall entgegenzuwirken! Nichtbeachtung der rechtzeitigen Berichterstattung kann zu Problemen bei der erneuten Antragstellung im entsprechenden Land führen und ist daher im Interesse aller zu vermeiden.
    
    

Beobachter

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Beobachter Beobachter

• • Gelegentlich machen die Länder von ihrem Recht Gebrauch, einen Beobachter zu benennen und für die gesamte Expeditionsdauer mitzuschicken.

  • Die Mitfahrt eines Beobachters pro Land kann nicht abgelehnt werden. 

  • Der Beobachter zählt als wiss. Fahrtteilnehmer und ist entsprechend durch den Fahrtleiter zu betreuen.
    

    • Es müssen alle üblichen Unterlagen eingereicht werden.
      

    • Kosten wie z.B. An- Abreise, ggf. Hotel und Flüge werden durch die wiss. Sektionen übernommen (Reisekostenübernahmeantrag).
      

    • Der oder ggf. die Beobachter können in Doppelkammern untergebracht werden.

  • Erfahrungsgemäß machen u.a. Rußland, Argentinien und Chile von diesem Recht gebrauch.