Operational planning RV Polarstern
Das Dokument „Einsatzplanung“ dient als zentrale Sammelstelle für die verschiedenen logistisch relevanten Anforderungen der Fahrtleitung, bzw. der Gruppen sowie der Abteilung Logistik & Forschungsplattformen an Schiff und Reederei.
Die Einsatzplanung wird vor Expeditionsbeginn zum offiziellen Fahrtauftrag der AWI-Schiffskoordination an die Reederei.
Ziel ist es, die wichtigen Informationen aus zahlreichen E-Mails der Teilnehmer an den Fahrtleiter und die Schiffskoordination in einem Dokument zu bündeln.
Dem Fahrtleiter kommt dabei eine besondere Rolle zu, denn auch er muss über die in der Einsatzplanung behandelten Themen in der Expeditionsvorbereitung jederzeit auskunftsfähig sein. Es ist die gemeinsame Aufgabe von Fahrtleitung und Schiffskoordination, dafür Sorge zu tragen, dass alle Positionen zum Expeditionsbeginn geklärt sind.
The document „Einsatzplanung“ serves as a central collection point for the relevant logistic demands of the cruise leadership, the scientifc groups and the department of logistics and research platforms on ship and ship operator.
The operational planning is officially given over by AWI ship coordination to the ship operator at the beginning of the expedition.
The purpose is to bundle the important information from several Emails of the participants, cruise leader and AWI ship coordination in a single document.
The cruise leader has a special role because he as well has to be well aware of all the issues treated in the operational planning during the expedition preparation at all times. It is the common task of cruise leadership and ship coordination to ensure that all issues are settled at the beginning of the expedition.
The document "Einsatzplanung" is filled out by the cruise leader during the cruise planning meeting for the first time and afterwards sent to AWI ship coordination. The document is stored in a cloud by AWI ship coordination so that cruise leader and ship coordination can work on it simultaneously. The cruise leader collects the demands of the expedition participants and discusses their feasability with AWI ship coordination. Afterwards he fills in the information into the document.
There must be only one document "Einsatzplanung" in the cloud storage. Working with local copies is not permitted because it inhibits parallel working and may result in different versions of the document.
The form of the document must not be changed. It is part of the ISM-documents of the ship which are mandatory by maritime law. The ISM-documents are authorized by the BSH and must not be changed without consultation.
The document is closed 3 weeks before expedition start and send to the ship operator as obligatory instructions after agreement of cruise leadership and AWI ship coordination. Until then comments, questions and other notes may be taken up into the document. They are deleted by AWI ship coordination before sending the document.
AWI ship coordination eventually modifies the document in order to change its state from a flexible document to an obligatory instruction
Nach der Planungssitzung wird die Einsatzplanung von der AWI-Schiffskoordination in einem Cloudspeicher abgelegt.
Fahrtleiter und AWI-Schiffskoordination können dann parallel an dem Dokument arbeiten.
Der Fahrtleiter sammelt die Anforderungen der Fahrtteilnehmer und stimmt die Machbarkeit mit der AWI-Schiffskoordination ab. Dann trägt er die Informationen in die Einsatzplanung ein.
Es darf nur eine einzige Datei/Einsatzplanung in dem Cloudspeicher geben. Das Arbeiten in lokalen Kopien ist nicht zulässig, da dann keine Parallelbearbeitung möglich ist und es zu Versionsdurcheinander kommen kann.
Das Format der Einsatzplanung darf nicht geändert werden! Das Formular ist Bestandteil der schifffahrtsrechtlich vorgeschriebenen ISM-Dokumente des Schiffes. Diese sind vom BSH genehmigt und dürfen nicht ohne Rücksprache geändert werden.
3 Wochen vor Expeditionsbeginn wird die Bearbeitung beendet und das Dokument nach Abstimmung mit der Fahrtleitung von der AWI-Schiffskoordination als verbindliche Fahrtanweisung an die Reederei geschickt.
Bis zu diesem Zeitpunkt können auch Kommentare, Fragen und Hinweise in das Formular aufgenommen werden. Danach werden diese Fragen, Hinweise und Kommentare von der Schiffskoordination gelöscht.
Die AWI-Schiffskoordination macht ggf. eigenverantwortliche Änderungen, damit der Status des Dokumentes von einer flexiblen Planungsunterlage zu einem verbindlichen Fahrtauftrag vollzogen werden kann.