Every operation on the ice must be preceded by a risk analysis and a resulting contingency plan, which defines the framework conditions and the required safety equipment for the activities in advance of the expedition. Information regarding risk analyses can be found here: Preparing safety concepts for onshore & on ice work
Safe working on the ice during Polarstern expeditions
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Grundsätzlich ist die Frage nach der Verantwortung zu klären, die jeder einzelne Teilnehmer, der Fahrtleiter, bzw. der Arbeitgeber im Rahmen der Expeditionsdurchführung hat.
Die weiter unten stehenden Vorschläge basieren auf der jahrelangen Erfahrung der Kolleginnen und Kollegen, die des Öfteren an verschiedenen Orten sowohl in der Arktis als auch der Antarktis in Einsatz waren.
Die Verantwortung für die sichere Expeditionsdurchführung liegt letztendlich beim Fahrtleiter, so dass auch gut begründetes Abweichen zugunsten anderer Regelungen durch ihn zulässig ist. Die Änderungen müssen dann schriftlich eindeutig festgelegt werden, mit Festlegungen, Datum und Unterschrift.
The question of the responsibilities of every cruise member, the cruise leader or the employer during expeditions is fundamental.
The suggestions you will find below are based on serveral years of experience of colleagues who have been working repeatedly in Arctic and Antarctic areas.
In the end, the responsibility for a safe expedition progress lies with the chief scientist. He may deviate from regulations if well justified. Such deviations must be documented in writing and signed with date and signature.
Working on the ice (PhotoArbeiten auf dem Eis (Foto: Tim Heitland)
Responsibility
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Kapitän:
Der Kapitän hat bei Fragen, die den Schiffsbetrieb betreffen, die Entscheidungshoheit und trägt die Verantwortung für alle an Bord befindlichen Personen. Sobald die Schiffsicherheit es erfordert, reicht die Befugnis auch auf Eis- und Landarbeiten. Seinen Anordnungen muss unverzüglich Folge geleistet werden.
Fahrtleiter:
Der Fahrtleiter ist generell für die wissenschaftlichen Fahrtteilnehmer verantwortlich. Da er nicht zu jeder Zeit überall zugegen sein kann, sorgt er dafür, dass alle Teilnehmer vor entsprechenden Aktivitäten über Sicherheitsbelange informiert sind und ausreichend sicherheitsrelevante Ausrüstung zur Verfügung steht. Sollten die bestehenden Regelungen nicht vollständig oder ausreichend genau sein, so muss er zusätzliche Regelungen treffen. Der Fahrtleiter entscheidet abschließend und verantwortlich im Rahmen der bestehenden Regelungen, ob und wie Aktivitäten stattfinden.
Der Gruppenleiter ist verantwortlich für die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften innerhalb seiner Gruppe. Er geht mit gutem Beispiel voran, achtet auf seine Kollegen und hält sie zur Einhaltung der Maßnahmen an. Er ist an die Anweisungen des Fahrtleiters gebunden, kann zusätzliche Maßnahmen in Kraft setzten.
Teilnehmer:
Jeder Teilnehmer ist für die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften und Hinweise vom Gruppenleiter und Fahrtleiter verantwortlich.
Captain:
The captain has the ultimate decision-making authority in all questions concerning the ship operation and is responsible for every person onboard. If the safety of the ship demands it, his competences are also valid for working onshore or on the ice. You have to correspond to his orders immediately.
Chief scientist:
The chief scientist is responsible for the scientific participants in general. Because the chief scientist cannot be at the same time at all places he ensures that all participants are informed about safety measures before the respective activities and that safety relevant equipment is present sufficiently. In case already existing regulations are not sufficient, he may issue additional rules. The chief scientist finally decides in compliance with the regulations if activities can be conducted.
Group leader:
The group leader is responsible for the adherence to the safety regulations within his group. He sets a good example, oversees the behaviour of his colleagues and encourages them to comply with the rules. He is bound to the orders of the chief scientist but may issue additional measures.
Participant:
Each participant has to adhere to the safety regulations and other measures issued by the group leader and chief scientist.
Procedures onboard
Information is based on the long-time experience onboard RV Polarstern. There may have been deviations in specific cases but this was not in accordance with the regular behaviour patterns. The procedures in a special case have to be examined and authorised by the chief scientist in accordance with his responsibilities.
The chief scientist is entitled to issue deviations in favour of other regulations. Such deviations must be documented in writing and signed with date and signature (e.g. risk assessments & operating instructions).
In unusual cases of deviation from the good practice the captain will make an entry in the ship's log book.
Regulations of the helicopter operator and ship operator must not be changed.
Some rules of the AWI logistics department can only be changed after agreement with the logistic coordinator for instance regarding devices owned by the locistics department.
Always remember that it has to be possible to rescue the persons not aboard with the second helicopter or from the ship itself within a reasonable timeframe. If this cannot be ensured, the operation is not safe and cannot be conducted.
Usual procedures:
Before the start of the operation on site:
Detailed consultation of the chief scientist with the scientific group about the means of operation, time span, risks and safety measures for the work on the ice.
Captain, chief scientist and meteorologist have to agree upon the the weather situation and the possibility to work on the ice.
A survey party determines ice thickness and ice quality in the vicinity of the ship.
Decision making about the operation by the scientific cruise leadership.
Operation on the ice:
Record your absence in the respective book.
A working group consists of 2 persons at least and has a group leader.
The group leader is responsible for the regular control / assessment of ice thickness and load-bearing capacity.
Each group has to carry a radio device or a Iridium telephone for distances >1 NM. The typhon is the onboard emergency signal for operations close to the ship the. It means: EVERYBODY BACK ONBOARD!
Up to 5 groups are possibleI in the vicinity of the ship (max.1 NM = ca.45min walking) because of the logistical efforts for rescue in the Arctic and Antarctic and due to the armament of the polar bear watch in the Arctic. The number of groups will be reduced if weapons fail or the helicopter is in use.
A hand line may be installed e.g. to the gangway of the ship during longer stays in order to find the ship under difficult conditions such as fog or white out.
Maximum distance by Skidoo is 45 min return time (only 1 skidoo group >1 NM: mandatory are 2 Skidoos with emergency box containing tent, GPS and AIS).
Operations at night are only possible after early agreement and planning because emergency measures may take place time-lagged.
Polar bear watch for each group. The dedicated watchman only ensures safety of the group and must not fulfill other tasks. Group members can take turns so there should be at least 2 persons per group with the respective education. There has to be at least one person on the bridge deck that oversees the operations within <1 NM with regard to polar bears and keeps contact to the groups via radio. According to situation, this may require more manpower.
While working on or close to the open water you need to wear a survival suit probably with warm clothing below. Additionally, the person in questions has to be secured with a line.
There is only survival gear for helicopter operation. Additional survival gear can be lend from the clothing storehouse.
Stations on the ice with RV Polarstern leaving the ice edge: max. 6 persons, survival gear, tents, GPS, AIS, Iridium telephone. The ship may move away up to 95 NM.
After operation:
Return notion in the respective book.
Field toilets
Pop up tents and field toilets including all necessary equipment are available on board RV Polarstern.
Working on the ice (Figure: Matthias Siebenhüner)
Survival suit Hansen E-300-2
(Photo Hansen)
Data sheet
Diese Informationen basieren auf langjähriger Erfahrung an Bord Polarstern. In Einzelfällen mag es Abweichungen gegeben haben, die aber nicht die regulären Verhaltensweisen widerspiegeln. Das Vorgehen im speziellen Expeditionseinzellfall muss immer durch den Fahrtleiter geprüft, beschlossen und persönlich verantwortet werden.
Abweichungen zugunsten anderer Regelungen durch ihn sind zulässig. Die Änderungen müssen dann schriftlich eindeutig festgehalten werden, mit Festlegungen, Datum und Unterschrift. (z.B. Gefährdungsbeurteilung & Betriebsanweisung)
Bei ungewöhnlichen Abweichungen von der bewährten Praxis wird auch der Kapitän unter Umständen zur Absicherung einen entsprechenden Eintrag im Schiffstagebuch machen.
Nicht geändert werden können Regelungen, die bordseitig oder seitens des Helikopterbetreibers gesetzlich vorgeschrieben sind.
Einige Festlegungen der Logistikabteilung können nur nach vorheriger Rücksprache mit dem logistischen Koordinator geändert werden. (z.B. bei von der Logistikabteilung betreuten Gerätschaften o. Gegenständen)
Bisher übliches Prozedere:
Vor dem Einsatz:
Genaue Absprache der Fahrtleitung mit wissenschaftliche Arbeitsgruppe über Art, Umfang, Dauer, Risiken und Sicherheitsmaßnahmen der Arbeiten auf dem Eis
Kapitän, Fahrtleiter, Meteorologie einig über Wettersituation und Möglichkeit der Arbeiten auf dem Eis.
Erkundungstrupp ermittelt Eisdicke und Eisqualität in Schiffsnähe
Entscheidung über Arbeiten auf dem Eis durch wiss.Fahrtleitung
Einsatz auf dem Eis:
Abmeldung Eingang im Buch an Bord
Eine Arbeitsgruppe besteht mindestens aus 2 Personen und hat einen Gruppenleiter
Gruppenleiter für Kontrolle/Einschätzung der Eisdicke u.Tragfähigkeit verantwortlich, bzw. für Maßnahmen zur regelmäßigen Kontrolle
Jede Gruppe hat ein Funkgerät dabei; bei Entfernungen >1sm ein Iridium Telefon. Bei Arbeiten in Schiffsnähe ist das Typhon das bordseitige Notsignal und bedeutet: Alle Personen sofort zurück zum Schiff.
In der Nähe des Schiffes (max.1sm = ca.45min Fußweg) und Schiff - Scholle Kontakt sind bis zu 5 Gruppen möglich. In Arktis & Antarktis wegen des logistischen Aufwandes im Notfall (z.B. beim Abbergen). In der Arktis wegen max. Bewaffnung der Eisbärenwache. Fällt ein Gewehr aus oder ist im Heli in Gebrauch, reduziert sich die Anzahl der Gruppen auf dem Eis entsprechend.
Bei längeren Stationen kann, situationsabhängig, eine Handleine mit z.B. Balisenstangen zur Gangway den Nahbereich um das Schiff definieren (Nebel/White out Problematik).
Skidoo Maximalentfernung entspricht 45min Rückkehrzeit (>1sm: verbindlich 2 Skidoos je mit Notfallkiste mit Zelt, GPS und AIS, max. eine Skidoogruppe).
Nachteinsatz auf dem Eis nur nach frühzeitiger Absprache und Planung möglich, da nachts Notfallmaßnahmen nur zeitverzögert stattfinden können (Wachbetrieb Schiff)
Eisbärenwache für jede Gruppe. Eisbärenwache ist nur für die Sicherung der Gruppe verantwortlich. Gruppenmitglieder sollen sich dabei abwechseln, also mindestens 2 Personen, die entsprechend ausgebildet sind. Auf der Brücke ist für Arbeiten im Bereich <1sm mind. 1 Person mit Funkkontakt zu den Gruppen zur Eisbärenwache bereitzustellen, je nach Situation auch mehr.
Bei Arbeiten am offenen Wasser muss ein Überlebensanzug getragen werden, ggf. zusätzlich mit Faserpelz. Zusätzlich ist für eine der Situation angemessene Leinensicherung zu sorgen.
An Bord ist nur Überlebensausrüstung für Helikoptereinsätze vorhanden! Darüber hinausgehende Notfallausrüstung kann im Bekleidungslager ausgeliehen werden.
Eisstation & Polarstern verlässt die Scholle: Max.6 Pers., Notfallausrüstung, Zelte, GPS, AIS, Iridiumtelefon. Schiff kann sich bis zu 95nm entfernen.
Nach dem Einsatz:
Rückmeldung: Zurück an Bord im Eisgangbuch
Arbeiten auf dem Eis (Abbildung: Matthias Siebenhüner)
Kälteschutzanzug Hansen E-300-2 im Einsatz
(Foto Hansen)
Datenblatt Hansen E300-2 Worksuit:
(Hansen)
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Device to rescue yourself from ice holes
(handed out from the clothing storehouseEispicker zur Eigenrettung aus
Eislöchern (Bekleidungslager)
PDF Kaltes Wasser