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These information refer to freight transports by AWI staff, cooperating university, institutes other comissioned companies for scientific or

techical

technical tasks onboard RV Polarstern

.

AWI logistics organizes the transport of expedition

freight

goods and ensures that equipment and instruments are brought

onboard

on board, customs cleared, at the right time and complete. 



Please consider:

  • The collection point for freight is the AWI
Harbour storehouse
  • port warehouse where the freight has to be delivered to and
has to be
  • collected
again after the expedition. The number of freight items is large and the complexity of transport complicated so that for managment, control and documentation of the freight require some hard- and software. Only by following the instructions given here transport to and
  • from
RV Polarstern can be accomplished
  • .
You should consider
  • Consider your equipment in due time and collect information in the necessary
forms (freight lists, statements about hazardous materials, papers for customs clearance).

Deadlines are calculated such that a correct processing of the number of freight documents on AWI side, from the ship operator and from authorities can be ensured and freight can be stored in seaworthy containers.

  • way. (EIS or forms)
  • 7 - 8 expeditions, each with abt. 50 participants lead to about 3000 freight items which need to be handled legally corect, complete and in time.
  • Every
In average about 3000 freight items are overseen. Therefore we ask your understanding for the deadlines. We point out that every
  • exception from the standard handling
may lead
  • way leads to
delays
  • interruptions of the whole process and
should therefore
  • needs to be avoided by all means.
  • Transfer of the freight onto Polarstern is garantueed only by meeting the deadlines.

You should plan ample time for procurement, rental or maintenance of your instruments.

Allgemeine Hinweise

Alle Frachten müssen seefest verstaut sein. (stossfest, verschlossen, stapelbar und wasserfest)
Grundsätzlich gehen wir davon aus, das alle Frachten frostfest sind.
Frostempfindliche Dinge müssen gesondert und gebündelt angeliefert und entsprechend markiert werden.
Bitte liefern sie Fracht palettisiert an, wenn sie mehr als 10 Kisten aufgeben.
Wenn Sie Packstücke haben, die nicht tragbar sind, dann stellen sie sicher, daß diese mit Gabelstaplern unterfahrbar sind.
Wenn das Packstück nur mit einem Kran bewegt werden kann oder muss, dann legen Sie bitte passende und zugelassene Anschlagsmaterialien wie. z.B. Schäkel, Gurte, Seile, etc. bei.
An Bord sind diese auf Ihr Packstück angepassten Hilfsmittel nicht vorhanden!
Entfernen Sie alle alten Markierungen, Label, Aufkleber etc. von Ihren Packstücken, damit es nicht zu Verwechselungen kommt.
Alle Packstücke müssen auf allen Seiten und oben mit einer speziellen Kennzeichnung zur Identifikation versehen sein. (Farbcode & Schild; siehe unten)
  • Das AWI nutzt mit guten Erfahrungen Aluminium Kisten. Sichere Verpackung und damit der sichere Versand von Expeditionsgeräten entscheidet mit über den Erfolg oder das Scheitern des Projektes.
 Sichern Sie Ihre Kisten mit einfachen und preiswerten Vorhängeschlössern oder stabilen Kabelbindern. Das schafft ein Mindestmaß an Sicherheit gegen unbefugten Zugriff. Im Falle einer Öffnung durch Behörden, wie z.B. den Zoll, wäre der Verlust einer preiswerten Sicherung finanziell nicht so relevant.
Halten Sie sich unbedingt an die im für Ihre Expedition verbindlichen Terminplan genannten Fristen für die Abgabe der Dokumente und Frachten. Bis spätestens zum im Terminplan vorgegebenen Zeitpunkt schicken Sie bitte die vollständigen Dokumente an die AWI-Schiffskoordination.
Bitte kommunizieren Sie nicht direkt mit dem Schiff, auch wenn das auf den ersten Blick einfacher erscheint.
  • Alle Lieferungen und mitgebrachte Expeditionsfrachten  im In- und Ausland müssen zwingend per Frachtliste bei der AWI-Schiffskoordination angemeldet werden.  
     
  • Unangemeldete Lieferungen dürfen an Bord aus Sicherheitsgründen grundsätzlich nicht angenommen werden.  

    • Wie muss ich meine Fracht markieren?

    Alle Packstücke müssen auf allen 4 Seiten und oben mit einer Ident-Nummer und anderen Informationen gut lesbar versehen sein (siehe Expeditionslabel rechts).

    Alle Packstücke müssen auf allen 4Seiten und oben mit einem Farbcode gekennzeichnet sein. (z.B. mit farbigem Klebeband) Sollte Ihre Universität, Institut oder Sektion noch keinen Farbcode haben, fragen Sie bitte die Frachtabteilung (Transport@awi.de) nach einem Code.

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    Welche Dokumente benötige ich?

    Frachtliste:

    • Nutzen Sie, wo angeboten, unbedingt die Auswahl-Menüs ("Drop Down") und füllen Sie für jedes Packstück eine Zeile aus.
    • Die vollständig ausgefüllte Liste muss als Excel-Dokument an die Frachtabteilung geschickt werden. Dort wird sie in unser Frachtsystem eingelesen und Sie bekommen die Frachtliste mit Barcode zurück.
    • Bereits unter Zollüberwachung stehende Packstücke, die sich im Hafenlager befinden (auch Großgeräte / Container), müssen auf einer separaten Frachtliste aufgeführt werden, da für diese keine Ausfuhr (Statuspapier) mehr notwendig ist. Kennzeichnen Sie die Liste deutlich mit "Kisten aus dem Hafenlager".

    Packliste:

  • Legen Sie eine Kopie der Packliste in das Packstück.
  • Eine Unterschrift auf der Packliste ist nicht nötig, da die elektronische Dokumentation gegenüber dem Zoll verbindlich ist. Die Übereinstimmung des Kisteninhaltes mit der Auflistung wird durch die Angaben (NAMEN) auf den Fracht- und Packlisten gegenüber dem Zoll rechtsverbindlich dokumentiert.
    • Senden Sie die Packlisten als Excel-Datei an die Frachtabteilung.

    Frachtliste für Gefahrgut, Gefahrgutliste, IMO-Erklärung:

    • Wenn Sie Gefahrgut verschicken, benötigen Sie eine separate Frachtliste für Gefahrgut. Hier wird nur das Gefahrgut aufgelistet und bei "Kind of Freight": Dangerous Goods ausgewählt. Diese Frachtliste muss zusammen mit der Gefahrgutliste und IMO-Erklärung an die Frachtabteilung geschickt werden. Alle 3 Dokumente müssen bei Gefahrgutanlieferung mit übergeben werden.
       Die Gefahrgutliste und IMO-Erklärung müssen nach bestimmten Vorschriften ausgefüllt werden. Eine genaue Anleitung finden Sie weiter unten.

     

    Zusammenfassung:

  • Frachtliste
    • Packliste
  • Frachtliste für Gefahrgut
  • Gefahrgutliste
  • IMO Erklärung

    • Ablauf Frachtanlieferung im Hafenlager

    1. Abgeben der Frachtdokumente laut Terminplan per E-Mail bei der Frachtabteilung

    2. Erhalt der Frachtliste mit Barcodes von der Frachtabteilung

    3. Terminvereinbarung zur Anlieferung direkt mit dem Hafenlager

    4. Statuspapier für die mitgeführte Fracht erstellen und bei Einfahrt in den Freihafen vom Zoll stempeln lassen. Dafür Kopien der Barcode-Frachtliste als Anhang verwenden.

    5. Persönliche Anlieferung der Fracht im Hafenlager und Abgabe des Statuspapier und Vorlage der Frachtliste mit Barcode

    6. Bei Speditionslieferung muss der Fahrer die beiden letzten Aufgaben wahrnehmen

    Liefern Sie Ihre Fracht bitte auf Europaletten an, wenn sie mehr als 10 Kisten haben. Packstücke, die nicht tragbar sind, müssen mit Gabelstaplern unterfahrbar sein.

    Die Erfahrung zeigt, dass es sinnvoll ist, dass der Nutzer/Frachtvertreter die Fracht persönlich abliefert, da es sehr häufig Fragen zu klären gibt. 

    Befindet sich Ihre Fracht bereits eingelagert im Hafenlager?

    1. Separate Frachtliste nur mit Packstücken, die im Hafenlager stehen

    2. Packliste für diese Packstücke

    3. Hinweis in der E-Mail zur Frachtanmeldung, dass diese Packstücke im Hafenlager stehen

    4. Terminvereinbarung zur Übergabe der Fracht an die Mitarbeiter im Hafenlager

    5. Packstücke im Hafenlager mit aktuellen Markierungen/Schildern versehen

    6. Packstücke an die Mitarbeiter im Hafenlager übergeben.

    Gefahrgut AWI Teilnehmer

    1. AWI-Mitarbeiter stellen ihr Gefahrgut bitte zu den im Terminplan genannten Terminen in die Gefahrguträume im Gebäude E und Gebäude D.

    2. Bitte stellen Sie kein Gefahrgut von externen Teilnehmern in die AWI-Gefahrguträume

    3. Bitte beachten Sie, dass Ihr Gefahrgut entsprechend der Gefahrgutregeln korrekt markiert ist.

    Gefahrgut Externe Teilnehmer

    1. Gefahrgüter dürfen von externen Teilnehmern nur zu dem in den Terminplänen vorgegebenen Tagen  ins Hafenlager gebracht werden.
      Das Hafenlager ist kein Lager für Gefahrgüter, daher ist eine Annahme und Lagerung an anderen Tagen rechtlich nicht zulässig.

    2. Bitte beachten Sie, dass Ihr Gefahrgut entsprechend der Gefahrgutregeln korrekt markiert ist.

    • The procedures are well planned, based on many years of experience.
      Please respect our work as we respect yours!


    • Plan to use your equipment on different expeditions with enough in-between time for repairs, transportation, and customs clearance. We cannot absorb or mitigate planning errors on your part.



    • The AWI port warehouse and the berth of Polarstern in Bremerhaven are located in the free port.
    • Special legal customs regulations apply and must be observed.
    • Violations are administrative or criminal offenses for which the person responsible for the cargo is personally responsible.
    • Each package must be customs cleared before it arrives at the port warehouse.
    • Each package must be registered in the port warehouse, following customs law..
    • Each package must be customs cleared before it leaves the port warehouse.
    • If necessary, customs reserves the right to inspect the goods at any time.
    • The total equipment on board the Polarstern has to be declared, handled and customs cleared according to customs law, otherwise the ship will not be allowed to sail or enter the port.
    • There is no negotiating with customs at any time!
    • All procedures need preparation, care and time!
    • The schedule/deadlines take these processing times at AWI and customs into account.
    • The procedures are well planned, based on many years of experience.
      Please respect our work as we respect yours!


    Please only use the freight module of the EIS (Expedition Interface System) to register the equipment you bring on board- https://eis.awi.de

    The EIS allows you to create the relevant documents for your freight while you administer your freight data in this system. You can even work together with your team on the documentation of your freight. As data will not be erased, you can create your future freight from existing freight items you created once in the EIS.

    Helpful information can be found in the EIS while processing your freight and here: (EIS freight module manual)



    General instructions

    • All freight has to be seaworthy (shock-resistant, stackable, sealed and waterproof).
    • We expect freight to be frost-resistant.
    • Frost-sensitive items must be delivered separately and marked accordingly.
    • Please deliver your freight on palette if you have more than 10 boxes.
    • If you have items that are too heavy or too large to carry you have to make sure that they can be transported with a forklift.
    • If your item can only be moved by crane you have to provide suitable shackels, ropes or straps. Technical aids suiting to your item may not be available onboard!
    • In order to avoid confusion remove all older markings, labels or stickers.
    • All pieces of freight require special labelling on every side for identification (colour coding & signs; see below)

    • AWI uses aluminum boxes for safe packing with good experience.
     
    • Secure your boxes with simple locks or stable cable ties. This is a minimum of security against unauthorized access. In case of opening of boxes via authorities (customs) the loss of a cheap lock etc. is financially irrelevant.

    • Pay attention to the deadlines for documents and freight handling set for your expedition!

    • Do not communicate with the ship directly even though that may seem easier to you!
       
    • Non-registered freight cannot be taken onboard due to security reasons.


    How do I have to mark the freight?

    • All pieces of freight have to carry labels with a ident number and other information on four sides and on the upward side (see expedition label on the right side).
    •  All pieces of freight have to be marked with colour coding (e.g. coloured tape) on four sides and the upward side (see example below).
      In case your institution does not have a colour code yet, ask the freight division about it (Transport@awi.de).



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                                         Example for an expedition lable:

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    Delivery to the harbour storehouse

    1. Delivery of the freight documents to the freight division via Expedition Interface System (EIS).

    2. Return of the freight documents together with barcodes from the freight division

    3. Making an appointment for delivering your freight to the harbour storehouse

    4. Prepare the single administrative document (SAD) for the freight and have it stamped upon entering the free-trade harbour. Use a copy of the barcode freight list as attachment.

    5. Personal delivery of the freight to the harbour storehouse and hand over of the single administrative document and the freight lists with barcode

    6. The last 2 tasks have to be carried out by the driver upon delivery with a transport company.

           SEE ALSO THE GENERAL INSTRUCTIONS ABOVE !

    Is your freight already stored in the harbour storehouse?

    1. Separate freight list containing items from the harbour storehouse only

    2. Packing lists for these packages

    3. Information about these packages in your Email to the freight division

    4. Appointment with the harbour storehouse for handover of the freight

    5. Marking packages with the  labels / signs

    6. Handing over freight to the storehouse staff


    Dangerous goods from AWI members

    1. AWI members put their dangerous goods into the rooms assigned for dangerous goods in house E and house D at the time scheduled for this.

    2. Do not put dangerous goods of external participants in these rooms!

    3. Make sure your goods are marked according to the rules for labelling of dangerous goods.

    Dangerous goods from external participants

    1. Dangerous goods from external participants can only be brought to the harbour storehouse at the dates given in the time schedule.
      The storehouse is not entitled to store such goods, therefore delivery and storage is not possible on other days.

    2. Make sure your goods are marked according to the rules for labelling of dangerous goods.


    Frozen and chilled goods

    1. Frozen or chilled goods must not be delivered to the harbour storehouse!

    2. The harbour storehouse has no cold storage. Temperature control or uninterupted power supply cannot be garantueed.

    3. Please register such goods with the freight division. You will get an appointment for direct delivery to Polarstern.

    4. You have to take your goods onboard to the cold storages yourself. Thus it is warraneted that you goods are stored at the right temperature.

    5. AWI members please inform the AWI customs division 7 working days before delivery in order to have enough time for preparation of customs documents if necessary.

    6. Frozen or chilled goods must not be taken onboard without previous registration.

    Direct delivery to RV Polarstern (in Bremerhaven)

    1. Delivery for delayed equipment or freight directly to Polarstern shortly before departure is only possible in exceptional cases.

    2. You must give a good justification for the late delivery.

    3. Direct delivery to Polarstern will be prohibited should the impression arise that regular delivery deadlines were neglected without cause.

    4. Hand over a freight list to the freight division. You will get an appointment for direct delivery to the ship.
      Please make sure you keep this appointment!

    5. AWI members please inform the AWI customs division 7 working days before delivery in order to have enough time for preparation of customs documents if necessary.

    6. Non-registered freight cannot be taken onboard due to security reasons.



    Single pieces of freight required directly on departure

    If you need some of your packages for installations etc. right after departure you may store them separately onboard.
    Explicitly mark these packages and inform the AWI harbour storehouse staff upon delivery. Otherwise the single packages will be stored together with the rest of the freight in containers.





    Pick-up of freight from the harbour storehouse

    1. Updated freight documents have to be handed over at the end of the expedition via the EIS on board.

    2. You will be informed after arrival of the freight at the storehouse. Pick-up including the required customs documents has to be registered with AWI customs divison. You will be given a notice about deposit of the finished papers in the harbour storehouse.

    3. Make an appointment for pick-up of the freight from the storehouse and bring documents that may be required additionally.

    4. Bring along customs documents and order for relocation for collection of your freight.


    Collection of dangerous goods from the harbour storehouse:

    Pay attention to the fact that you have to collect dangerous goods before or together with the rest of your freight!

    Dangerous goods must not left behind in the storehouse!

    In case you entrust a transport company with the collection of freight make sure that they are entitled to carry dangerous goods.



    Delivery to the ship abroad

    If you want to send freight to a harbour abroad you have to inform the AWI ship coordination and the agent and declare that any costs for services of the agency (e.g. transport of freight from the airport to RV Polarstern) are payed for by you and your institution.

    Your delivery shoul arrive in the port of departure at least 10 workdays before departure to make sure all necessary paperwork there can be done in time. Customs clarification abroad might take a while.

    All equipment you need to bring onboard must be registered in the EIS/freightmodule in due time.
    Non-registered freight cannot be taken onboard due to security reasons.

       

    Every piece of freight has to be marked the following way

    Kühlgut

    1. Gekühlte oder gefrorene Proben dürfen nicht im Hafenlager angeliefert werden.

    2. Das Hafenlager ist kein Kühllager. Temperaturüberwachung oder Sicherstellung einer unterbrechungsfreien Stromversorgung können dort nicht gewährleistet werden.

    3. Bitte melden Sie Ihre Proben separat per Frachtliste bei der Frachtabteilung an. Sie bekommen dann einen Anlieferungstermin für eine Direktanlieferung an Bord Polarstern mitgeteilt

    4. Sie müssen die Proben persönlich an Bord in die Kühlräume bringen. So wird gewährleistet, dass Ihre Proben gleich bei der korrekten Temperatur an Bord gekühlt und gelagert werden

    5. AWI-Mitarbeiter informieren bitte die Zollabteilung des AWI min. 7 Werktage vor der Anlieferung, damit ggf. Zollpapiere erstellt werden können.

    6. Ohne Anmeldung darf die Fracht an Bord nicht angenommen werden.

    Direktanlieferung an Bord

  • Nur in Ausnahmefällen gibt es die Möglichkeit, verspätete Geräte oder Fracht kurz vor Auslaufen direkt an Bord zu bringen.

  • Rechnen Sie damit, dass Sie die späte Anlieferung gut begründen müssen.

  • Sollte der Eindruck entstehen, dass die regulären Abgabetermine grundlos umgangen werden, so muss die Direktanlieferung untersagt werden.

  • Geben Sie eine Frachtliste bei der Frachtabteilung ab. Dann bekommen Sie den Direktanlieferungstermin mitgeteilt. Bitte halten Sie sich unbedingt an diesen Termin!

  • AWI-Mitarbeiter informieren bitte die Zollabteilung des AWI min. 7 Werktage vor der Anlieferung, damit ggf. Zollpapiere erstellt werden können.

    • Ohne Anmeldung darf die Fracht an Bord nicht angenommen werden.

    Stückgut

    Wenn einige Ihrer Packstücke sofort nach Reisebeginn zu Installationszwecken oder ähnlichem benötigt werden, können diese als einzelnes Stückgut an Bord gelagert werden.
    Kennzeichnen Sie diese Kisten bitte entsprechend eindeutig und informieren Sie bei der Frachtanlieferung die Mitarbeiter im Hafenlager über die Stückgut-Kisten.
    Ansonsten werden die einzelnen Packstücke gemeinsam mit anderen in einem Container gelagert.

    Beispiel für eine Stückgutmarkierung:

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    Rückfrachtabholung aus dem Hafenlager

    1. Aktualisierte Frachtdokumente zum Reiseende an Bord abgeben

    2. Nach Ankunft der Fracht im Hafenlager werden Sie informiert und können die Auslagerung inkl. der notwendigen Zollpapiere bei der Zollabteilung anmelden. Sie werden danach über die Hinterlegung der fertigen Papiere im Hafenlager informiert.

    3. Abholtermin aus dem Hafenlager abstimmen und evtl. nicht hinterlegte Dokumente zur Abholung mitbringen

    4. Zollpapiere und Auslagerungsauftrag zur Abholung mitbringen

    Abholung von Gefahrgut aus dem Hafenlager:

    Bitte beachten Sie, dass Sie Ihr Gefahrgut entweder vorher oder zusammen mit Ihrer normalen Fracht aus dem Hafenlager abholen müssen! Gefahrgüter können nicht im Hafenlager hinterlassen werden! Bedenken Sie dies, wenn Sie eine Spedition mit der Abholung Ihrer Fracht beauftragen und stellen Sie sicher, dass die abholende Spedition zur Gefahrgutbeförderung berechtigt ist.

    Ausland - Hinfracht an Bord

    Falls Sie Fracht direkt in einen ausländischen Hafen versenden wollen, kündigen Sie diese der AWI-Schiffskoordination und dem Agenten bitte mit einer Frachtliste an, und erklären Sie, dass die Kosten für Dienstleistungen der Agentur (z.B.Transport der Fracht vom Flughafen zur Polarstern) von Ihnen bzw. Ihrem Institut getragen werden. 

    Alle Frachtlisten und Details zu den Sendungen müssen rechtzeitig an die AWI-Schiffskoordination geschickt werden. Unangemeldete Lieferungen dürfen an Bord aus Sicherheitsgründen grundsätzlich nicht angenommen werden!

      

    Kennzeichnen Sie jedes Packstück mit dem Vermerk:

      In transit to:

    Master of RV "POLARSTERN"

    Attn.:  "Empfängername an BordRecipient onboard"
    c/o:     "Agenturnamename of agency"
               "AgenturadresseAddress of agency"     (siehe Terminplansee here) 

     Ausland - Rückfracht von Bord 

    Rückfrachtcontainer müssen bereits in der Planungsphase vom Fahrtleiter in der Einsatzplanung vermerkt werden. Dadurch kann der Stauplan des Schiffes passend vorbereitet werden und die Container stehen an Bord so, dass sie im entsprechenden Hafen auch erreicht werden können.

    Aus ausländischen Häfen können auch einzelne Frachtstücke versandt werden. Die Agentur vor Ort ist Ihr Ansprechpartner.

    Externe Teilnehmer übernehmen die Fracht-, Zoll- und Behördenabwicklung eigenständig und auf eigene Rechnung.

    Falls eine ausreichende Menge einzelner Packstücke für Bremerhaven zusammen kommt, wird ggf. ein gemeinsamer Rückfrachtcontainer durch die AWI-Schiffskoordination organisiert.

    Ggf. organisieren wir, bei ausreichender Menge, einen gemeinsamen Rückfrachtcontainer für einzelne Packstücke nach Bremerhaven.

    Informieren Sie immer frühzeitig die AWI-Schiffskoordination über Ihre Rückfrachten aus dem In- und Ausland.

    Ausfüllhilfe für die benötigten Dokumente

    Frachtliste:

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    Packliste:

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    Frachtliste Gefahrgut:

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    Gefahrgutliste:

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    Collection from the ship abroad

    Containers for return freight have to be noted by the cruise leader during planning of the expedition. Thus storage space on the ship can be prepared appropriately and containers are stored on deck so that they can be accessed in the harbour.

    Single pieces of freight can be shipped from foreign harbours as well. Contact the agency on-site via your cruise leader!

    External participants take care of the freight and customs handling themselves and on their own account.

    AWI ship coordination may organize a return freight container if there are several single pieces of freight going to Bremerhaven.

    Always inform AWI ship coordination about return freights at home or abroad in due time.

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